Business Intelligence sẽ xoá sổ báo cáo nghiệp vụ thông thường?

Báo cáo nghiệp vụ và BI đều đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh. Tuy nhiên báo cáo nghiệp vụ thường chỉ tổng hợp, phân tích dữ liệu phục vụ nhu cầu hoạt động ngắn hạn (hàng ngày). Còn BI tối ưu hoá trong quản trị doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu thông tin cho quá trình phân tích và điều hành chiến lược trên quy mô toàn doanh nghiệp. Sự khác biệt có thể được tóm lược trong bảng sau:

TIÊU CHÍ BÁO CÁO NGHIỆP VỤ BI
Chức năng phục vụ Hoạt động hàng ngày Phân tích quy mô toàn doanh nghiệp, chiến lược
Người dùng Phạm vi nhân viên và quản lý nghiệp vụ Người điều hành, quản lý, phân tích, người chào hàng
Nguồn dữ liệu CSDL nghiệp vụ CSDL nghiệp vụ và bất kỳ nguồn dữ liệu nào cần phân tích
Phương thức thao tác Truy vấn dữ liệu và phân tích Phân tích và truy vấn dữ liệu (để tìm hiểu nguyên nhân)
Chỉ số KPI Không có
Thời gian thực Gần thời gian thực
Phân tích dữ liệu liên ngành Không
Tổ chức dữ liệu CSDL quan hệ Kho dữ liệu, CUBE, Star hay snowflake
Dữ liệu Hiện tại Hiện tại + lịch sử

 

Báo cáo nghiệp vụ phục vụ hoạt động kinh doanh hàng ngày.

BI hỗ trợ tối đa công tác điều hành, cho phép người quản lý có được các quyết định kịp thời đối phó lại những thay đổi trên thị trường, kinh tế, cạnh tranh, và môi trường tài chính. BI tạo lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi.

Báo cáo nghiệp vụ có thể cung cấp dữ liệu về những cái (WHAT) đã xảy ra, ví dụ nó có thể cung cấp con số tổng doanh thu trong 1 tháng với chi tiết các giao dịch.

BI có khả năng trả lời câu hỏi quan trọng hơn cho công tác điều hành là TẠI SAO (WHY) điều đó lại xảy ra? BI chỉ ra điểm bất thường trong kinh doanh, ví dụ với con số doanh thu của tháng này thấp hơn tháng trước, câu hỏi đặt ra là “Tại sao doanh thu lại thấp hơn tháng trước?” Chi tiết hơn, ta có thể có thêm các câu hỏi phân tích “Cái gì làm ảnh hưởng đến việc giảm doanh thu?”

Cách thức sử dụng các báo cáo nghiệp vụ là Truy vấn sau đó phân tích (Query, then Analyze). Ví dụ có được danh sách các mặt hàng bán được trong tuần này, ta mới phân tích từng mặt hàng cụ thể cho doanh thu bao nhiêu, tỷ trọng bao nhiêu. Hay nói cách khác, cách tiếp cận là từ dưới lên (từ chi tiết lên tổng quan). Với cách phân tiếp cận này thì người dùng rất khó và mất thời gian để phân tích được xu hướng và dữ liệu bất thường trong dữ liệu.

 

Hình 1. Data Warehouse

 

BI được xây dựng trên các Data Warehouse (Kho dữ liệu) đã tổng hợp dữ liệu ở nhiều mức hữu ích khác nhau, do đó ta có thể phát hiện ra được xu hướng hay những bất thường một cách nhanh chóng thông qua các đồ thị, dashboard trực quan, trên cơ sở đó sẽ truy vấn sâu hơn (drill-down) thậm chí đến mức từng giao dịch để tìm hiểu nguyên nhân và trên cơ sở đó đề xuất giải pháp. Đây là cách tiếp cận Phân tích sau đó truy vấn (Analyze, then Query), hay nói cách khác đây là cách tiếp cận từ trên xuống.

Báo cáo nghiệp vụ là dữ liệu tĩnh dưới dạng file excel, word, pdf. Báo cáo thường chỉ cung cấp dữ liệu với số chiều thông tin cố định.

BI cung cấp khả năng tương tác với người dùng, thông tin sẽ thay đổi theo các tiêu chí người dùng chọn. Ngoài ra nó có các đặc điểm sau:

 

Hình 2. Các tính năng của BI

  • Phân tích dữ liệu nhiều thuộc tính
  • Xử lý dữ liệu nhiều chiều
  • Thông tin được hiển thị trực quan với nhiều cách hiển thị đồ họa khác nhau (pie chart, cross-tab, đồ thị, biểu đồ, bản đồ, cây, vùng, …)
  • Phân tích các chỉ số KPI quan trọng
  • Dự đoán và phân tích xu hướng
  • Hỗ trợ ra quyết định chiến lược một cách chủ động (chứ không phải là các báo cáo bị động)
  • Có thể kết xuất ra nhiều định dạng khác (Excel, PDF, …)
  • Có khả năng giúp người dùng chủ động tạo các dashboard mới bằng cách thay đổi các chiều phân tích
  • Mô hình so sánh Month-to-date and Year-to-date
  • Có giao diện trên nền web giúp cho việc truy cập thông tin mọi lúc mọi nơi

Báo cáo nghiệp vụ chỉ có khả năng lấy dữ liệu tương ứng với một nghiệp vụ cụ thể, phục vụ một hoạt động nghiệp vụ cụ thể.

BI có tính liên ngành (nhiều nghiệp vụ khác nhau như doanh số bán hàng, kế hoạch tài chính, …) nên nguồn dữ liệu cũng từ nhiều nguồn khác nhau.

Báo cáo nghiệp vụ thường cung cấp dữ liệu chi tiết hoặc ở mức độ tổng hợp vừa phải phục vụ cho hoạt động kinh doanh hằng ngày, ví dụ với một công ty bán hàng thì báo cáo có thể phục vụ trả lời câu hỏi: “hiện tại còn có những đơn hàng nào chưa được giao?” thì báo cáo liệt kê danh sách các đơn hàng sẽ trả lời được cho câu hỏi này. Ví dụ khác là câu hỏi “trong tuần này có những mặt hàng nào được bán?” thì báo cáo liệt kê danh sách các mặt hàng đã được bán có thể trả lời cho câu hỏi này.

BI hỗ trợ tích cực trong phát triển doanh nghiệp, nó có khả năng trả lời câu hỏi phục vụ nhu cầu phân tích, ví dụ “Mặt hàng nào có ảnh hưởng lớn đến doanh thu của tuần này?”, “Xác định top 5 các nhà cung cấp đem lại doanh thu lớn nhất trong tháng này?”, “Dự đoán doanh thu tháng sau sẽ là bao nhiêu?”, “Xác định xu hướng mua một mặt hàng nào đó là tăng hay giảm theo thời gian?”

Nguồn dữ liệu của các báo cáo nghiệp vụ thường là CSDL nghiệp vụ được tổ chức bằng CSDL quan hệ và từ một nguồn duy nhất.

Trong khi đó BI thường tổ chức dữ liệu dưới dạng kho dữ liệu sử dụng các mô hình dữ liệu CUBE, STAR hay SNOWFLAKE.

Các báo cáo nghiệp vụ thường chỉ quan tâm đến dữ liệu hiện thời, do các hoạt động hàng ngày cần dữ liệu thực tế đang xảy ra.

BI có cả dữ liệu lịch sử để có thể trả lời được các câu hỏi như: “doanh thu của tháng này so với tháng này năm ngoái là tăng hay giảm?”

Các báo cáo nghiệp vụ thường chỉ đưa ra các dữ liệu rời rạc, độc lập, ví dụ như đưa ra con số doanh thu của tháng này.

BI hỗ trợ phân tích số liệu, thường đưa số liệu kèm theo so sánh với số liệu khác nhằm trả lời được câu hỏi phân tích như: “doanh thu của quý này so với cùng kỳ năm ngoái là tăng bao nhiêu % ?”