Hệ thống báo cáo quản trị thông minh (BI) là một công cụ đắc lực dành cho các nhà quản lý trong hoạt động điều hành, nắm bắt tình hình sản xuất, sức khỏe của doanh nghiệp. BI đang ngày càng trở nên phổ biến không chỉ với những doanh nghiệp lớn mà nó đang dần khẳng định được chỗ đứng của mình với những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vì vậy, nếu doanh nghiệp gặp phải một số vấn đề sau đây thì đó chính lúc nhà quản lý cần cân nhắc một cách nghiêm túc việc cấu trúc lại hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp mình.

Công ty có lượng dữ liệu lớn nhưng lại thiếu thông tin hữu ích phục vụ hoạt động điều hành

BI khai thác dữ liệu một cách hiệu quả BI khai thác dữ liệu một cách hiệu quả (Nguồn: Internet)

Dữ liệu được coi là một mỏ vàng chứa nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Thế nhưng khi dữ liệu của doanh nghiệp đã được tích lũy từ nhiều năm mà vẫn chưa có công cụ hay cách thức nào để có thể khai thác tri thức từ lượng dữ liệu này sẽ dẫn đến quá tải và không thể khai thác được thông tin từ đó. BI giúp tổng hợp toàn bộ dữ liệu, phân tích để từ đó đưa ra báo cáo trực quan và chính xác nhất. BI hỗ trợ tối đa cho nhà quản trị, cung cấp thông tin bất cứ lúc nào, bất cứ ở đâu. Thông tin có thể được hiểu là dữ liệu đã được xử lý thành dạng có ý nghĩa và hữu ích  cho người dùng có thể khai thác được trong các ngữ cảnh cụ thể. Thậm chí BI còn có tính năng dự đoán được thêm thông tin chưa có trong dữ liệu như dự đoán doanh số của tháng / quý / năm tiếp theo.

Thiếu công cụ trực quan trong quản lý điều hành

BI cung cấp các dashboard diễn giải các thông tin, báo cáo một cách trực quan, dễ hiểu cho người quản lý ở nhiều lĩnh vực khác nhau: như bán hàng, tài chính, kế toán, …

Nhu cầu về tìm hiểu, phân tích dữ liệu liên quan đến kinh d​oanh một cách nhanh chóng, hiệu quả

Bên cạnh khả năng tổng hợp và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng, BI còn có khả năng cho phép người dùng chi tiết hóa (drill-down) thông tin ở nhiều mức khác nhau, thậm chí đến mức thấp nhất là ở mức dữ liệu của từng  giao dịch.

Một bảng báo cáo BI do iERP thực hiện

Phòng IT quá tải với công việc kết xuất báo cáo tổng hợp

Việc tạo các báo cáo tổng hợp phục vụ cho công việc điều hành sẽ tốn nhiều thời gian, công sức, đặc biệt là các báo cáo phức tạp đòi hỏi kiến thức sâu về IT. Điều này dẫn đến hệ quả là các phòng ban khác sẽ phụ thuộc rất nhiều vào phòng IT. Khi số lượng báo cáo tăng lên và đặc biệt nếu báo cáo cần lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau thì phòng IT sẽ trở nên quá tải. Trong khi đó, BI-Hệ thống báo cáo quản trị thông minh cho phép tự động tạo các báo cáo phức tạp một cách chính xác, trực quan và nhanh chóng.

Giải pháp BI của công ty dựa trên excel nhưng dữ liệu quá lớn

BI giải quyết vấn đề quá tải dữ liệu

BI giải quyết vấn đề quá tải dữ liệu (Nguồn: Internet)

Với quy mô nhỏ thì các báo cáo dựa trên excel có thể đáp ứng một phần nhu cầu thông tin cho công tác điều hành. Nhưng khi dữ liệu phình to đến một mức nào đó thì excel trở nên rất chậm chạp, và nó không thể chứa được dữ liệu vượt quá khả năng cho phép đã được thiết kế. Khi tạo các báo cáo ở mức độ tổng hợp cao hơn, việc kết hợp nhiều file excel khác nhau tạo từ nhiều quản lý cấp dưới sẽ là một công việc hết sức nhàm chán và dễ xảy ra sai sót nếu công ty không thiết kế sẵn các mẫu báo cáo chuẩn nhằm đơn giản hóa quá trình tổng hợp.

Báo cáo tạo từ nhiều nguồn dữ liệu

BI tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau

BI tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (Nguồn: Internet)

Dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau luôn có đặc điểm khác nhau về cấu trúc vật lý (file excel, file text, CSDL, …) đến cấu trúc logic (bảng biểu, cột trường thông tin, …), rồi kiểu dữ liệu (số, text, độ dài các trường thông tin). Do đó để tạo được một báo cáo thì việc nghiên cứu các giải pháp chuyển đổi, thu thập sẽ mất nhiều công sức và khả năng sai sót cao.

Trong bối cảnh để có thể cạnh tranh và đứng vứng trên thương trường, việc khai thác, phân tích thông tin để ra quyết định nhanh chóng, chính xác là điều tối quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Đừng để việc quá tải dữ liệu biến doanh nghiệp thành kẻ thất bại.

ierp.vn

Bình luận