Khi doanh nghiệp gặp một số vấn đề sau thì đó là dấu hiệu của sự cần thiết phải có một hệ thống tri thức nghiệp vụ.

  • Công ty có dữ liệu lớn nhưng lại thiếu thông tin hữu ích phục vụ hoạt động điều hành

Hình 1. BI khai thác dữ liệu một cách hiệu quả

Dữ liệu được coi là một mỏ vàng chứa nhiều thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Thế nhưng khi dữ liệu của doanh nghiệp đã được tích lũy từ nhiều năm mà vẫn chưa có công cụ hay cách thức nào để có thể khai thác tri thức từ đống dữ liệu này sẽ dẫn đến quá tải dữ liệu và không thể khai thác được thông tin từ dữ liệu. BI giúp tổng hợp toàn bộ dữ liệu, phân tích dữ liệu và đưa ra báo cáo trực quan và chính xác nhất. BI hỗ trợ tối đa cho nhà quản trị, cung cấp thông tin bất cứ lúc nào, bất cứ ở đâu. Thông tin (ở ngữ cảnh này) có thể được hiểu là dữ liệu đã được chuyển đổi thành dạng có ý nghĩa và hữu ích (thậm chí BI có tính năng dự đoán được thêm thông tin chưa có trong dữ liệu như dự đoán doanh số của tháng tiếp theo) cho người dùng có thể khai thác được cho các ngữ cảnh cụ thể.

  • Thiếu công cụ trực quan trong quản lý điều hành

BI cung cấp các dashboard trình bày tri thức, thông tin một cách trực quan, dễ hiểu cho người quản lý ở nhiều lĩnh vực khác nhau: như bán hàng, tài chính, kế toán, …

Hình 2. BI-Công cụ phân tích số liệu trực quan

  • Nhu cầu về tìm hiểu, phân tích dữ liệu liên quan đến kinh d​oanh một cách nhanh chóng, hiệu quả

Hình 3. BI-Công cụ phân tích dữ liệu nhanh chóng

Bên cạnh khả năng tổng hợp và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng. BI còn có khả năng cho phép người dùng chi tiết hóa (drill-down) thông tin ở nhiều mức khác nhau, thậm chí đến mức thấp nhất là ở mức dữ liệu của các giao dịch.

  • Phòng IT quá tải với công việc kết xuất báo cáo tổng hợp

Việc tạo các báo cáo tổng hợp phục vụ cho công việc điều hành sẽ tốn nhiều thời gian, công sức, đặc biệt là các báo cáo phức tạp đòi hỏi kiến thức sâu về IT, mô hình chung là các phòng ban khác sẽ phụ thuộc rất nhiều vào phòng IT. Khi số lượng báo cáo tăng lên và đặc biệt nếu báo cáo cần lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau thì phòng IT sẽ trở nên quá tải. Trong khi đó, BI-Hệ thống báo cáo quản trị thông minh cho phép tạo báo cáo phức tạp một cách chính xác, trực quan và nhanh chóng.

  • Giải pháp BI của công ty dựa trên excel nhưng dữ liệu quá lớn

Hình 4. BI giải quyết vấn đề quá tải dữ liệu

Với quy mô nhỏ thì các báo cáo BI dựa trên excel có thể đáp ứng một phần nhu cầu thông tin cho công tác điều hành. Nhưng khi dữ liệu phình to đến một mức nào đó thì excel trở nên rất chậm chạp, và nó không thể chứa được dữ liệu vượt quá khả năng cho phép được thiết kế. Khi tạo các báo cáo BI ở mức độ tổng hợp cao hơn, việc kết hợp nhiều file excel khác nhau tạo từ nhiều quản lý cấp dưới sẽ là công việc nhàm chán và dễ xả ra sai sót nếu công ty không thiết kế sẵn các mẫu báo cáo chuẩn nhằm đơn giản hóa quá trình tổng hợp.

  • Báo cáo tạo từ nhiều nguồn dữ liệu

Hình 5. BI tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau

Dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau luôn có đặc điểm khác nhau về cấu trúc vật lý (file excel, file text, CSDL, …) đến cấu trúc logic (bảng biểu, cột trường thông tin, …), rồi kiểu dữ liệu (số, text, độ dài các trường thông tin). Do đó để tạo được một báo cáo thì công sức nghiên cứu các giải pháp chuyển đổi, thu thập sẽ mất nhiều công sức và khả năng sai sót là cao.