Trong những năm gần đây, các công trình xây dựng phát triển mạnh mẽ ở các thành phố lớn và các tỉnh lân cận. Cùng với đó là sự cạnh tranh ngày càng lớn của các doanh nghiệp xây lắp. Sự cạnh tranh đó thúc đẩy các doanh nghiệp phải đổi mới trong hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên, áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật để tăng năng suất lao động, tìm cách thỏa mãn tốt nhất các nhu cầu của khách hàng. Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp xây lắp cần làm gì?

Một giải pháp được các doanh nghiệp đa ngành, tập đoàn lớn chú trọng triển khai hiện nay, đó là BI (Business Intelligence) – hệ thống thông tin quản trị thông minh. Là công cụ hỗ trợ việc ra quyết định, có thể mang lại quyền truy cập, phân tích và sử dụng các thông tin tối quan trọng của doanh nghiệp một cách thực tế và khả năng tương tác cao nhất. BI tập hợp và xử lý toàn bộ các loại dữ liệu thô đến từ các phần mềm nghiệp vụ, kể cả những file Excel rời rạc trong doanh nghiệp và biến chúng thành các biểu đồ, hình ảnh sinh động, dễ hiểu, dễ tương tác.

Giờ đây, thuật ngữ BI đã trở nên khá quen thuộc với các doanh nghiệp Việt Nam và được các doanh nghiệp ưu tiên triển khai trong kế hoạch phát triển của mình. BI được áp dụng phổ biến bởi tính hiệu quả của nó mang lại sự thành công, phát triển vượt bậc cho các doanh nghiệp.

Vậy BI có áp dụng được cho doanh nghiệp xây lắp hay không? BI cho doanh nghiệp xây lắp như thế nào?

  1. HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỮ LIỆU CỦA DOANH NGHIỆP XÂY LẮP

Đặc thù của các doanh nghiệp xây lắp đó là sự phân tán của các đội dự án. Các tổ dự án đi triển khai công trình ở xa trụ sở công ty với thời gian kéo dài 6 tháng, 1 năm hoặc nhiều năm. Điều này gây khó khăn cho Ban giám đốc khi muốn tổng hợp số liệu báo cáo để đưa ra những phương án điều chỉnh trong việc quản lý vật tư, hiệu quả dự án, … Một đặc điểm khác của doanh nghiệp xây lắp đó chính là khối lượng số liệu dày đặc, thường được thực hiện rời rạc bởi các phương pháp thủ công.

Ngoài hiện trạng báo cáo thủ công, mất nhiều thời gian, bộ phận quản lý đấu thầu thường gặp vấn đề khác như: báo cáo chưa trực quan hóa, khả năng liên kết dữ liệu ở mức thấp, thiếu các phân tích. Ví dụ thời gian tham gia đấu thầu bình quân, tỷ lệ thắng , nguyên nhân trượt thầu, phân tích đối thủ…

Đối với công tác quản trị dự án, công trường, thời gian tổng hợp số liệu dài, chưa kịp thời, chưa thống nhất mẫu biểu. Vật tư, tài sản chưa quản lý đầy đủ, có thể dẫn tới thất thoát, hao hụt lớn cho công trường, dự án. Doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình theo dõi sự luân chuyển thiết bị, thiếu các công cụ, chỉ số phân tích hiệu quả dự án (tiến độ/sản lượng/tiền về…)

Hiện trạng công tác quản trị – bộ phận tài chính kế toán. Đối với doanh nghiệp xây lắp, việc tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo ghi chép đầy đủ, kịp thời tình hình hoạt động nhằm ghi nhận doanh thu, chi phí, xác định lợi nhuận. Trên cơ sở đó cung cấp thông tin cho nhà quản trị để ra quyết định về xử lý, đầu tư,… Tuy nhiên, thực tế kế toán thường tính toán tuổi nợ, theo dõi nợ vay thủ công; Thiếu các công cụ cảnh báo, phân tích hiệu quả chỉ số tài chính; Chưa phân tích kết cấu chi phí của đơn vị do danh mục khoản mục chi phí lớn. Dẫn tới thời gian quyết toán dài, chậm trễ báo cáo tài chính

  1. GIẢI PHÁP BI CHO DOANH NGHIỆP XÂY LẮP

BI tập hợp và xử lý toàn bộ các loại dữ liệu thô trong doanh nghiệp thành các biểu đồ, hình ảnh sinh động, dễ hiểu, dễ tương tác. Từ đó đem lại cho Ban lãnh đạo cái nhìn từ tổng thể toàn doanh nghiệp đến các thông tin chi tiết nhất. Như vậy BI sẽ giúp doanh nghiệp xây lắp giải quyết các vấn đề như:

  • Cung cấp thông tin quản trị kịp thời, chính xác, trực quan tới Ban lãnh đạo
  • Tối ưu hiệu suất vận hành các bộ phận
  • Đánh giá được hiệu quả của từng dự án
  • Kiểm soát được vật tư, thiết bị
  • Xây dựng kế hoạch, định mức và kiểm soát kế hoạch, ngân sách
  • Có công cụ cảnh báo với các chỉ tiêu KPIs cụ thể
  • ….
  1. KIẾN TRÚC HỆ THỐNG BI TIÊU CHUẨN CHO DOANH NGHIỆP XÂY LẮP CỦA iERP

Dựa trên quá trình nghiên cứu, tìm hiểu và triển khai dự án BI cho các doanh nghiệp xây lắp, Công ty cổ phần dịch vụ iERP (iERP) đã đóng gói bộ sản phẩm – giải pháp xây dựng hệ thống thông tin quản trị cho các doanh nghiệp xây lắp.

Kiến trúc gói iBIC tiêu chuẩn do iERP xây dựng

Bộ sản phẩm có kiến trúc gồm có 5 cấu phần chính:

a. Nguồn dữ liệu: với đặc điểm quản lý khá thủ công và do khả năng đáp ứng của công nhân thi công trực tiếp tại công trường bị hạn chế nên nguồn dữ liệu đầu vào hệ thống chủ yếu là các file Excel.

Sản phẩm đã thiết kế và chuẩn hóa các biểu mẫu phục vụ việc quản lý:

  • Công trường: quản lý tiến độ sản lượng (bao gồm cả tiến độ sản lượng), quản lý tiến độ hồ sơ, theo dõi hao hụt vật tư, theo dõi an toàn lao động và theo dõi chi phí rác thải
  • Tài chính kế toán: các báo cáo tài chính theo chuẩn thông tư 200, quản lý công nợ phải thu, quản lý công nợ phải trả, quản lý nợ vay tài chính và theo dõi chi phí
  • Nhân sự: quản lý nhân sự, quản lý đào tạo, quản lý tuyển dụng, chế độ đãi ngộ
  • Đấu thầu: theo dõi tiến độ tham gia các gói thầu, tỷ lệ trúng thầu, phân tích thị trường, đối thủ
  • Thiết bị: theo dõi thiết bị tại công trường, theo dõi quá trình + chi phí sửa chữa bảo dưỡng

Ngoài các phần biểu mẫu quản lý, iERP còn thiết kế các danh mục hỗ trợ doanh nghiệp để hoàn thiện bộ biểu mẫu Excel như: danh mục nhân viên, danh mục dự án…

b. Web Portal (Cổng thông tin điện tử): Đây là cổng hỗ trợ việc cập nhật, phê duyệt, lưu trữ dữ liệu và kiểm soát quá trình cập nhật các file vào hệ thống, khóa kỳ dữ liệu

Ngoài ra, với tính năng xác nhận dữ liệu, Web Portal giúp người dùng nhận biết được các lỗi, thiếu sót trong dữ liệu của mình đang thực hiện.

c. Kho dữ liệu tập trung (Datawarehouse): Kho dữ liệu được thiết kế với khả năng mở rộng để đi lâu dài cùng doanh nghiệp.

Kho dữ liệu tập trung đảm bảo các yêu cầu:

  • Hướng chủ đề
  • Số liệu chỉ để đọc, việc sửa dữ liệu trên Datawarehouse gần như không được tiến hành
  • Số liệu có tính lịch sử
  • Lưu trữ lâu dài

d. Tính toán các chỉ tiêu KPIs: đây là quá trình tính toán các chỉ tiêu phân tích dựa trên dữ liệu đã được tổng hợp trên Datawarehouse. Sự liên kết dữ liệu giữa các nghiệp vụ, bộ phận sẽ giúp nhà quản lý đánh giá được mức độ hiệu quả của các bộ phận cũng như kết quả vận hành của doanh nghiệp

e. Trực quan hóa các báo cáo: Với kinh nghiệm chuyên sâu trong việc ứng dụng các công cụ trình diễn, sản phẩm sẽ đưa ra cho bộ máy quản lý doanh nghiệp những đánh giá rõ ràng, nhanh chóng và có cảnh báo để giúp các doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra các quyết định của mình

    4. MẪU BÁO CÁO MỘT SỐ NGHIỆP VỤ

Để hiểu rõ hơn về việc hệ thống BI xử lý dữ liệu như thế nào cho từng nguồn dữ liệu, chúng ta cùng tìm hiểu về một số mẫu báo cáo nghiệp vụ sau

a. Mẫu báo cáo tổng quan

Khi truy cập vào hệ thống báo cáo thông minh BI, Ban Lãnh đạo sẽ có bức tranh toàn cảnh về hoạt động của lĩnh vực xây lắp qua biểu đồ tổng quan của từng hạng mục của:

  • Tài chính (Doanh thu, Chi phí, Công nợ, Tiến độ thu hồi vốn)
  • Nhân sự (Số lượng nhân sự, sản lượng nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc)
  • Đầu thầu – thi công – thiết bị (Tỷ lệ thắng thầu, tiến độ dự án, chi phí an toàn lao động/sản lượng ….)
  • Ngoài ra, Nhà quản trị xem được các biểu đồ tổng quan của các hạng mục (mối tương quan giữa SPI và CPI, hay sản lượng – hồ sơ- xuất hóa đơn – thu hồi vốn qua các tháng) để có những đánh giá khái quát tình hình hoạt động của doanh nghiệp;
  • Ban Lãnh đạo quan tâm chỉ tiêu nào chọn tới biểu đồ chi tiết của chỉ tiêu đó

b. Mẫu báo cáo phân tích hiệu quả dự án

Với biểu đồ phân tích hiệu quả dự án, Ban Lãnh đạo có thông tin phân tích về:

  • Hiệu quả tổng quan của dự án
  • Tiến độ sản lượng so với doanh thu, chi phí và tiền về
  • Xếp hạng CPI, SPI của các dự án
  • Bảng chi tiết các chỉ số theo thời gian
  • Ban Lãnh đạo có thể chọn lọc các dự án ở trên thanh công cụ hoặc chọn trực tiếp trên biểu đồ.

còn nhiều mẫu báo cáo chuyên sâu cho doanh nghiệp xây lắp …

Trên kinh nghiệm 20 năm tư vấn ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị doanh nghiệp, iERP triển khai thành công giải pháp BI cho nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước ở mọi ngành nghề kinh doanh. Dựa trên Datawarehouse tiêu chuẩn quốc tế, iERP đã xây dựng giải pháp chuyên biệt, tối ưu theo đặc điểm riêng của mỗi doanh nghiệp, đảm bảo khả năng mở rộng lâu dài. Giải pháp iERP triển khai mang tới sự đổi mới với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện và khả năng phân quyền nhiều cấp, chắc chắn BI sẽ trở thành công cụ đắc lực cho nhà quản trị.

iERP luôn đồng hành và phát triển cùng doanh nghiệp trên con đường chuyển đổi số

iERP Cam kết thành công – Nâng tầm quản trị

Xem thêm: Kick-off dự án “Hệ thống thông tin quản trị thông minh của PCC1”

Theo dõi chúng tôi: YoutubeFanpage

Bình luận