Lựa chọn giải pháp quản trị hàng tồn kho (Inventory Management) mang lại hiệu quả và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Chọn giải pháp quản trị hàng tồn kho (Inventory Management) như thế nào để mang lại hiệu quả và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Với giải pháp quản trị hàng tồn kho (inventory management) phù hợp, các doanh nghiệp có thể linh hoạt và thích ứng nhanh chóng với bất kể mọi điều kiện từ tác động ngoại cảnh của thị trường, ngành nghề cho đến chính các thách thức nội tại của mình.

Trong thời điểm sơ khởi của hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp phải suy nghĩ về việc xác định thị trường mục tiêu chiến lược, đảm bảo doanh số bán hàng và mở rộng tập khách hàng để đặt nền móng cho tương lai. Phần lớn nguồn lực được ưu tiên vào việc xây dựng thị phần và tạo ra các mô hình kinh doanh bền vững. Thiết lập cửa hàng, bố trí nhân viên, lựa chọn dòng sản phẩm và tìm kiếm khách hàng cũng đều là những điều quan tâm hàng đầu trong giai đoạn này.

Để hỗ trợ sứ mệnh này, các giải pháp công nghệ thông tin không chỉ cần đáp ứng nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp mà còn cần phải chuẩn bị cho họ đối phó với các thách thức mới và đầy bất ngờ của thị trường tương lai.

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào đang hoạt động trong môi trường với nhiều biến động như ngày nay, quản trị hàng tồn kho là một lĩnh vực mà “sự nhạy bén” thực sự quan trọng để doanh nghiệp duy trì được doanh thu và thị phần. Một vài ví dụ về các mục tiêu hoạt động mà các doanh nghiệp này hướng tới như:

  • Mở rộng kinh doanh sang các địa bàn mới (thông qua mua bán và sáp nhập M&A
  • Đẩy mạnh thương mại điện tử (E-commerce)
  • Tạo ra các dòng sản phẩm mới và tìm kiếm đối tác mới.
  • Thúc đẩy mối liên hệ chặt chẽ hơn với các nhà cung cấp và khách hàng
  • Phát triển quy trình quản trị hàng tồn kho một cách tinh gọn hơn giúp giảm tối thiểu mức hàng tồn cũng như tình trạng hết hàng.
  • Tìm ra những cách mới để tối ưu và loại bỏ chi phí phát sinh trong quá trình phân phối.

Nhờ có công nghệ, việc đạt được những mục tiêu nói trên có thể trở nên dễ dàng và ít tốn kém hơn nếu doanh nghiệp sở hữu những giải pháp phần mềm linh hoạt, dễ tương thích và sử dụng trên nền tảng điện toán đám mây. Có thể thấy một ví dụ rõ ràng rằng một giải pháp quản trị hàng tồn kho thống nhất có thể giảm chi phí, nâng cao hiệu quả và đơn giản hóa quy trình bằng cách giúp các doanh nghiệp giảm thiểu công việc thủ công và hợp lý hóa hoạt động của họ.

Bài viết này sẽ khám phá cách công nghệ đang giúp các doanh nghiệp giải quyết những khó khăn lớn nhất của họ như thế nào, chỉ ra cách chọn một giải pháp giúp doanh nghiệp bạn thành công và cùng lắng nghe cách một doanh nghiệp đã chuyển đổi thành công cách tiếp cận quản trị hàng tồn kho bằng một giải pháp điện toán đám mây (Cloud ERP) linh hoạt.

Phần 1: Hệ thống quản trị hàng tồn kho hợp nhất (Unified Inventory Management System)

Đạt được mức lưu kho tối ưu chính là đạt điểm cân bằng trong chuỗi quản trị hàng tồn kho. Mua quá ít dẫn đến việc không đủ cung ứng và khách hàng không hài lòng với dịch vụ. Mua quá nhiều dẫn đến tăng chi phí do tăng mức tồn kho quá hạn. Với mong muốn vận hành tinh gọn mà không gặp tình trạng hàng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, nhiều nhãn hàng và doanh nghiệp đang kiểm định lại vòng quay hàng hóa để đưa ra các chiến lược nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng, đồng thời giảm tối thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn chi phí phát sinh do những vấn đề sau:

  • Phí lưu kho cao
  • Tính bất ổn do nhu cầu thị trường biến động
  • Rủi ro và tổn thất
  • Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho thấp
  • Vốn lưu động bị ràng buộc cho sản phẩm tồn kho cao
  • Thời gian từ lúc có đơn đặt hàng cho đến khi giao hàng (shipping lead time) quá dài
  • Mất đi tập khách hàng hiện tại
  • Thất thoát nguyên vật liệu do lỗ hổng quản lý.

Những vấn đề nói trên có thể dẫn đến tổn thất tài chính đáng kể cho doanh nghiệp nhưng cũng hoàn toàn có thể tránh được hoặc giảm thiểu tối đa bằng cách sử dụng nền tảng quản trị có tính linh hoạt cao, cho phép mức độ hiển thị hàng tồn kho (inventory visibility) lớn tại bất cứ thời điểm nào. Đây không chỉ là thông tin quan trọng với tất cả các doanh nghiệp bán lẻ mà càng trở nên cấp thiết hơn với các doanh nghiệp đã chuyển sang mô hình phân phối bán hàng đa kênh (omini-channel).

Quản trị hàng tồn kho bao gồm đặt hàng, lưu trữ và kiểm soát hàng hóa. Nghệ thuật quản trị hàng tồn kho nằm ở việc hợp lý hóa toàn bộ chu trình luân chuyển đó của sản phẩm từ kho cho đến tay người dùng. Nhờ vậy, doanh nghiệp có được số lượng hàng tồn kho tối ưu, đúng chủng loại cần thiết,  ở đúng địa điểm, và với mức chi phí là hấp nhất.

Quản trị hàng tồn kho tối ưu: “Từ gốc đến ngọn”.

Một khía cạnh quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng tốt đó là quản trị hàng tồn kho từ gốc (ví dụ như nhà máy sản xuất hoặc trung tâm phân phối) đến tận tay người dùng. Nói một cách khác, chu trình này có thể làm ứ đọng dòng tiền hoặc giảm lợi nhuận của doanh nghiệp nhưng chính nó cũng có thể giúp doanh nghiệp tích kiệm giá thành đồng thời tăng lợi nhuận của họ.

Chúng ta có thể thấy rõ điều đó qua một ví dụ sau đây. Khi doanh nghiệp của bạn dự trữ hàng hóa quá mức dự đoán nhu cầu tương lai, doanh nghiệp của bạn có thể gặp phải tình trạng “deadstock” – hàng không tiêu thụ được, hàng này có thể tồn trong kho hoặc tại các cửa hàng bán lẻ. Hàng tồn không tiêu thụ được này tiêu tốn vốn lưu động và không gian để lưu trữ chúng. Qua thời gian, các hàng hóa này trở nên lỗi thời, khiến chúng bị giảm giá trị hoặc không thể tái sử dụng trong tương lai.

Khi bạn không giữ đủ hàng trong kho, bạn có nguy cơ không đáp ứng được các đơn đặt hàng. Có thể do tình hình thuế quan hiện tại hoặc đại dịch khiến bạn không thể dựa vào các nguồn cung nước ngoài hoặc có thể trang web thương mại điện tử mới của doanh nghiệp bạn đang tạo ra mức cầu mới chưa từng có đối với một số mặt hàng nhất định. Dù thủ phạm là gì, bạn hiện đang có một lượng khách hàng không hài lòng về dịch vụ của doanh nghiệp.

Trước đây, để tránh những vấn đề này các doanh nghiệp thực hiện kiểm kê kho vật lý định kỳ (physical counts) và sau đó đối chiếu những số lượng đó với số liệu trên hệ thống hoặc trên sổ sách. Nhiệm vụ này được lên lịch định kỳ (chẳng hạn như cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý) và cho kết quả là số liệu kiểm kê được cập nhật.

Các quy trình quản trị hàng tồn kho ngày nay đã kết hợp công nghệ tiên tiến giúp quản trị hàng tồn kho linh hoạt, cho phép cập nhật số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực. Một số doanh nghiệp thậm chí sử dụng phần mềm quản trị trên nền tảng điện toán đám mây (cloud-based ERP) cho phép dễ dàng chia sẻ thông tin với tất cả người dùng và các bên liên quan như nhà cung cấp, quản kho, phụ trách mua sắm, bán hàng, kế toán, tại nhiều đơn vị kinh doanh, chi nhánh, cửa hàng ở khắp vùng miền.

Như thế nào là Nền tảng công nghệ thông tin có khả năng thích ứng cao?

“Adaptability” hay khả năng thích ứng được hiểu  là điều chỉnh cách tiếp cận hoặc hành vi để trở nên phù hợp với những biến động bên ngoài. Cụ thể trong lĩnh vực công nghệ thông tin, hệ thống có thể thích ứng là hệ thống không bị tác động quá nhiều khi nhu cầu  của người dùng thay đổi hoặc khối lượng công việc tăng lên mà vẫn duy trì mức hiệu suất cao.

Cùng với sự phát triển và bứt phá của doanh nghiệp, tại một thời điểm nào đó, số lượng người dùng hệ thống có thể tăng lên đột biến, nhu cầu về dung lượng lưu trữ cao hơn, tần suất giao dịch nhiều lên hoặc bất kỳ yếu tố nào khác vượt quá khả năng ban đầu của hệ thống. Để lựa chọn hệ thống quản trị, các doanh nghiệp nên hiểu rõ tầm quan trọng mang tính đặt nền móng vững chắc lâu dài này. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, hệ thống công nghệ thông tin ban đầu cũng cần phải có khả năng thích ứng, để phát triển cùng với sự tăng trưởng đó mà không  phải gỡ bỏ đi để triển khai hệ thống mới.

Nền tảng phần mềm có khả năng thích ứng cao mang lại vô số lợi ích như sau. Một số doanh nghiệp mới thành lập, tiến vào thị trường mới hoặc tiếp nhận một dòng sản phẩm mới, nên chọn giải pháp quản trị cung cấp vừa đủ những gì doanh nghiệp mình cần vào thời điểm đó.

Điều  này đồng nghĩa khoản đầu tư ban đầu thấp — yếu tố làm nên chiến thắng cho các doanh nghiệp trong giai đoạn khởi nghiệp. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng, giải pháp quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp cũng cần phải thỏa mãn nhiều điều kiện hơn. Ví dụ: một nhà bán lẻ bắt đầu với 200 đơn vị lưu kho (Stock keeping unit – SKU) và 10 khách hàng, nhưng sau đó mở rộng lên 2.000 SKU và 100 khách hàng trong vòng hai năm, họ cần một giải pháp có thể mở rộng quy mô mà không gây bất kỳ gián đoạn nào đến vận hành hoặc  yêu cầu cài đặt hệ thống mới, người dùng phải làm quen với giao diện và cách thức mới.

Bằng cách chuẩn bị cho việc mở rộng trong tương lai, các nền tảng linh hoạt mở ra cánh cửa giúp các doanh nghiệp bán lẻ thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi mà không đòi hỏi vốn đầu tư quá lớn vào nền tảng công nghệ ở giai đoạn mới hình thành. Với những lợi ích trên, việc lựa chọn hệ thống quản trị hàng tồn kho có tính thích ứng cao rõ ràng là một khoản đầu tư hợp lý.

Phần 2: Hệ thống quản trị hàng tồn kho mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng có thực sự mang lại thành công?

Phần 3: Cách tiếp cận tốt nhất để phát triển hệ thống quản trị hàng tồn kho

“Hãy nghiên cứu hệ thống quản trị hàng tồn kho mà doanh nghiệp bạn đang sở hữu. Sau đó, đưa ra một kế hoạch về hệ thống mà bạn cần ngay bây giờ và những gì bạn cần từ ba đến năm năm sau để giữ cho doanh nghiệp của bạn luôn tinh gọn, tự động hóa và sinh lời”

Tóm lại, những lợi ích này giúp các doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận trong khi giảm thiểu các khoản đầu tư vào hàng tồn kho của họ. Khi được hỗ trợ bởi một giải pháp quản trị hàng tồn kho dựa trên điện toán đám mây (Cloud ERP), doanh nghiệp đã tự bảo vệ mình khỏi những biến động của nhu cầu thị trường, giảm thiểu rủi ro, giảm thất thoát, giảm chi phí vận hành, giảm thiểu khối lượng công việc hành chính và tránh trùng lặp trong đặt hàng.

Hơn hết, một nền tảng quản trị tối ưu đảm bảo khách hàng có thể tìm thấy sản phẩm họ cần và được giao hàng đúng hẹn là yếu tố tiên quyết cho thành công của bất kỳ thương hiệu nào.

Về iERP

Trong hơn 7 năm, iERP đã giúp nhiều doanh nghiệp phát triển và thích ứng với thay đổi của thị trường bằng những giải pháp hàng đầu về ERP on-premise và cloud-based ERP (dựa trên điện toán đám mây) bao gồm nhiều phân hệ: Tài chính, Nhân Sự, Quản lý Kho, Mua sắm, Bán hàng, Quản lý dự án, Quản lý tài sản, Hợp nhất  giữa các doanh nghiệp thuộc tập đoàn, Thương mại điện tử (E-commerce), Bán hàng đa kênh (Omnichannel) … dựa trên nền tảng phần mềm nổi tiếng Oracle – cũng là phần mềm quản trị được sử dụng rộng rãi toàn cầu.

Bình luận