Số hóa chứng từ doanh nghiệp vẫn luôn là một bài toán đặt ra trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Thấu hiểu được tầm quan trọng đó, đồng thời hiểu rõ nhu cầu, quy trình nghiệp vụ kết hợp với định hướng số hóa chứng từ cho toàn bộ các đơn vị của lãnh đạo Tổng công ty Xi măng VN VICEM, Công ty Cổ phần Dịch vụ iERP và Viện Công nghệ Xi măng VICEM đã tổ chức khóa học chứng từ doanh nghiệp gần 40 học viên đến từ toàn bộ đơn vị thành viên của công ty VICEM.
Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm đến từ Công ty Cổ phần Dịch vụ iERP và Viện Công nghệ Xi măng VICEM, khóa học đã cung cấp những kiến thức cơ bản về: (1) Cơ sở pháp lý về chứng từ điện tử, (2) Tổng quan về Hợp đồng điện tử ứng dụng trong hoạt động mua bán tại doanh nghiệp, (3) Phân hệ chứng từ điện tử Oracle E-Records, (4) Các tiện ích, chức năng số hóa quy trình nghiệp vụ được iERP phát triển phù hợp với nhu cầu số hóa chứng từ cho các đơn vị VICEM.
Không chỉ đem đến hệ thống lý thuyết về số hóa chứng từ doanh nghiệp, học viên còn được hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện để có thể áp dụng một số chức năng sẵn có trên hệ thống. Sau mỗi ngày học, học viên được kiểm tra kiến thức thông qua những bài test thú vị ngay trên thiết bị di động với những câu hỏi có tính thực tiễn và ứng dụng thực tế. Với kiến thức theo nội dung khóa đào tạo, học viên sẽ được trang bị những kiến thức cơ bản về chứng từ điện tử, hợp đồng điện tử, các chứng từ có thể số hóa trên hệ thống ERP hiện tại của các đơn vị và hiểu hơn về những công cụ có thể hỗ trợ trong quy trình tác nghiệp hàng ngày. Khoá học giúp học viên nắm được khuôn khổ pháp lý và hệ thống công nghệ hỗ trợ quá trình số hóa các loại chứng từ trong doanh nghiệp.
Cụ thể, hệ thống ERP Oracle luôn có sẵn các công cụ giúp chuyển đổi các chứng từ trong hệ thống thành các chứng từ điện tử có ký số. Trước đây, việc tạo, in và ký các chứng từ như hóa đơn, báo cáo tài chính, hoặc các văn bản liên quan đến giao dịch kinh doanh là một quy trình phức tạp và tốn nhiều công sức. Tuy nhiên, với hệ thống ERP Oracle, một số loại chứng từ, văn bản pháp lý như phiếu yêu cầu xuất kho, phiếu xuất kho, hợp đồng… đều có thể được chuyển đổi. Bên cạnh việc lưu trữ hoá đơn thành các bản ghi trong bảng dữ liệu, hệ thống còn lưu một bản dữ liệu giao dịch dạng xml hoặc pdf trong quá trình chuyển đổi thành văn bản điện tử, giúp các doanh nghiệp không cần in ra ký. Việc áp dụng hệ thống ERP Oracle không chỉ đem đến sự tiện lợi, hiệu quả và tiết kiệm cho doanh nghiệp mà còn góp phần bảo vệ môi trường qua việc giảm thiểu lượng giấy in.
Số hóa chứng từ doanh nghiệp là xu thế bắt buộc trong mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh hiện đại. Việc ứng dụng công nghệ số giúp tăng cường hiệu quả, linh hoạt, giảm thiểu các thao tác, quy trình thủ công và tăng độ an toàn bảo mật thông tin cho doanh nghiệp. iERP luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình số hóa.
