Hệ thống quản trị hàng tồn kho mà doanh nghiệp đang sử dụng có thực sự mang lại thành công?

Ở một thời điểm nào đó trong quá trình phát triển của mình, nhiều doanh nghiệp cũng sẽ đạt đến mức tăng trưởng mà hệ thống công nghệ thông tin hiện tại không đủ đáp ứng. Có nhiều lý do dẫn đến thực tế đó. Có thể hệ thống hiện tại đã được phát triển từ lâu, hoặc đã được mở rộng tối đa và không còn đủ khả năng để mở rộng thêm. Một lý do khác có thể là vì cấu trúc hệ thống tổng thể đã lạc hậu, không cho phép tích hợp với các nền tảng, giải pháp mới phục vụ nhu cầu kinh doanh mới như E-commerce, Omnichannel. Hoặc cũng có thể vì nhu cầu kinh doanh đòi hỏi tất cả các tính năng mới mà các nền tảng đám mây đáp ứng vượt trội hơn các hệ thống cài tại phòng máy chủ doanh nghiệp (on-premise). Ví dụ như hệ thống quản trị tích hợp dashboard báo cáo (BI), giao diện lập trình ứng dụng (API),  ứng dụng điện thoại v.v.

Vấn đề cốt lõi là trong môi trường kinh doanh cởi mở như ngày nay, các doanh nghiệp không thể dành thời gian và tiền bạc cho các quy trình quản trị hàng tồn kho thủ công — cũng như làm việc với các hệ thống cố định và không có khả năng điều chỉnh theo nhu cầu hiện tại và  tương lai của họ.

Không còn bị buộc phải sử dụng các hệ thống cài tại phòng máy chủ doanh nghiệp (on-premise) độc quyền với mức độ linh hoạt thấp, nhiều doanh nghiệp hàng đầu hiện nay đang tận dụng các nền tảng dựa trên điện toán đám mây (cloud-based platform) – cam kết khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Nếu một doanh nghiệp hiện đang sử dụng các bảng tính Excel để quản trị hàng tồn kho, liên tục gặp vấn đề dự trữ hàng vượt nhu cầu thực tế hoặc thiếu hụt hàng so với nhu cầu thị trường, và gặp phải vấn đề về số liệu sai lệch giữa kiểm kê trên sổ sách và số lượng thực tế trong kho thì doanh nghiệp đó đang đối mặt với việc thất thoát chi phí hoặc mất dần khách hàng.

Tìm hiểu thêm: Phần 1: Lựa chọn giải pháp quản trị hàng tồn kho phù hợp như thế nào?

Dưới đây là một số dấu hiệu khác cho thấy hệ thống quản trị hàng tồn đang không hiệu quả:

• • Quy trình đối chiếu hàng tồn kho phức tạp, tốn thời gian.
  • Dự trữ vượt mức thì mới đảm bảo có hàng khi cần.
  • Liên tục phải kiểm kho vật lý (physical counts) để phản ánh tình trạng hàng trong kho gây tốn nguồn lực và chi phí.
  • Thông tin về hàng tồn kho sai
  • Tỷ lệ lỗi cao, hệ thống phụ thuộc vào con người vận hành những quy trình xử lý dữ liệu thủ công.
  • Không có khả năng xử lý số lượng Đơn Vị Lưu Kho (Stock keeping units – SKUs) ngày càng lớn khi doanh nghiệp phân phối ngày càng mở rộng thêm nhiều chi nhánh, cửa hàng.
  • Không có số liệu lịch sử đáng tin cậy để phân tích, và từ đó giúp tối ưu hóa số lượng hàng tồn.
  • Quá nhiều hàng tồn lỗi thời trong kho hoặc tại các trung tâm phân phối (distribution centers).
  • Khả năng dự báo nhu cầu thấp.

“Không có hệ thống báo cáo tức thời đáng tin cậy và hệ thống quản trị hàng tồn kho cho biết chính xác những gì có trong kho tại bất kỳ thời điểm nào, doanh nghiệp của bạn chỉ đang dành thời gian và nguồn lực vào việc theo dõi thông tin thay vì tập trung vào việc xây dựng và phát triển”

Đối với một doanh nghiệp đang cố gắng thích ứng trong thời gian thử thách, công nghệ phù hợp có thể giúp họ có được khả năng thống kê và kiểm soát tốt hơn. Bằng cách đầu tư khôn ngoan vào công nghệ, các doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu “Tối ưu hóa quản trị tồn kho”.

Navitas Organics gần đây đã số hóa phương pháp quản trị hàng tồn kho của mình với ứng dụng Cloud ERP của Oracle NetSuite dựa trên điện toán đám mây linh hoạt. Có trụ sở tại Novato, Calif., Nhà sản xuất “siêu thực phẩm” hữu cơ (organic super food) hiện có thể theo dõi vị trí của các sản phẩm đóng gói và chọn, đóng gói và giao đơn hàng nhanh chóng hơn.

Navitas chia sẻ trong bài phỏng vấn với Forbes: “Trước đây, chúng tôi phải kiểm tra thực tế đầy đủ để điều chỉnh hàng tồn kho của mình. Bây giờ nó được thực hiện tự động và real-time. Mỗi ngày của chúng tôi đã từng là một cuộc chiến để hoàn tất đơn đặt hàng. Hàng hóa được chất đầy trên các kệ hàng, lộn xộn và khó quản lý về mặt nhập trước, xuất trước (first-in/first-out) hoặc nhập sau/ xuất trước (last-in/first-out) với các mã hàng có hạn sử dụng ngắn”.

Trong kho, hiện tại công nhân hoàn toàn sử dụng thiết bị di động cầm tay để ghi lại khi họ chuyển sản phẩm sang các thùng khác nhau hoặc chọn chúng để điền đơn đặt hàng.

Tìm hiểu thêm: Phần 3: Cách tiếp cận tốt nhất để phát triển hệ thống quản trị hàng tồn kho

Theo dõi kênh tin tức của chúng tôi để cập nhật những tin tức mới nhất: Youtube, Fanpage