Hệ thống thông tin quản trị thông minh (Business Intelligence – BI) là một hệ thống giúp các nhà quản lý công cụ và một phương pháp mới điều hành doanh nghiệp. Một phép so sánh ẩn dụ với ngành Y học:
Xem thêm: Business Intelligence là gì mà doanh nghiệp nào cũng cần
BI là hệ thống phục vụ đối tượng người dùng – các nhà quản lý (ở nhiều cấp khác nhau) – chứ không phải là nhân viên. Nhiệm vụ của hệ thống BI là xây dựng ra các dashboard – một giao diện thông minh, trực quan (thường là ở dạng hình ảnh thay vì các bảng biểu số liệu) hiển thị các chỉ tiêu (Key Performance Index -KPI) ở dạng các biểu đồ có tính so sánh với nhau hoặc so sánh với các mốc mục tiêu cụ thể. Một ví dụ dễ hiểu như cơ thể người thì một chỉ số thông dụng là BMI dùng để đánh giá so bộ về tình trạng béo – gầy của một người. Kết hợp với các thang đo của chỉ số này (thường đã được xây dựng trước), ta có thể đánh giá luôn được tình trạng một người là béo hay gầy.
Hình dưới minh họa thang đo của chỉ số BMI.
Hình 1. Chỉ số BMI (Nguồn https://medlatec.vn/bmi-online)
Một ví dụ cụ thể của chỉ số KPI là doanh thu (revenue) hiện tại của tháng, khi đem so sánh với con số kế hoạch đã đặt ra cho tháng, ta có thể đánh giá được là tốt (vượt kế hoạch) hay xấu (không đạt kế hoạch) hay phù hợp (đạt kế hoạch). Một tham số nữa có thể dùng để đánh giá là con số doanh thu trong quá khứ (tháng này năm trước), có thể kết luận được doanh thu tháng này năm nay so với năm trước là tốt hơn hay xấu hơn. Điều này giống như trong Y học, người ta so sánh kết quả hiện tại với kết quả khám bệnh trước đó để chẩn đoán được bệnh nhân là có tiến triển tốt hay xấu.
Đặc biệt các dashboard có khả năng tương tác với người dùng, cho phép người dùng thay đổi các tham số phân tích, các chiều phân tích, độ chi tiết của dữ liệu phân tích, … Giống như một thiết bị y tế cho phép thay đổi hiển thị các giá trị đo khác nhau nhờ đó bác sỹ có các kết luận chính xác hơn.
Để có thể tính toán được các chỉ số KPI, thì cần có số liệu (dữ liệu), và nguồn dữ liệu này sẽ là các hệ thống nghiệp vụ (phục vụ các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày), ví dụ như hệ thống quản lý bán hàng, hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống quản lý sản xuất, hệ thống bán hàng, … Những hệ thống này giống như các bộ phận của cơ thể người cần được đo đạc các chỉ số cần “chẩn đoán”.
Trong đó, các hệ thống nghiệp vụ là nơi ghi nhận lại các hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp, nó được gọi là nơi tạo ra dữ liệu (Data Creation). Dữ liệu trong các hệ thống này được đưa vào một nơi tập trung gọi là vùng kết tập (staging). Quá trình dồn dữ liệu này thường được thực hiện định kỳ theo các chu kỳ đánh giá (theo ngày, tuần, tháng, quý, năm) và được gọi là quá trình tích hợp dữ liệu (Data Integration). Các công cụ phổ biến để thực hiện các công việc tích hợp dữ liệu có thể kể đến là Oracle Data Integrator (ODI), Microsoft SQL Server Integration Service (MSSIS), hay Pentahoo.
Trong một số trường hợp, một hệ thống có thể được tạo ra ở nhiều nơi (giống như một chi nhánh công ty có nhiều cửa hàng), khi đó cần gộp dữ liệu từ các cửa hàng này lại để tạo ra được dữ liệu của cả chi nhánh. Nơi lưu trữ dữ liệu gộp này được gọi là Kho dữ liệu tác nghiệp (Operational Data Store – ODS).
Dữ liệu từ nguồn staging sẽ được trích chọn (Extract), chuẩn hóa, chuyển đổi (Transform) và đưa (Load) vào trong Kho dữ liệu (Data Warehouse – DW). Dữ liệu ở trong kho dữ liệu sẽ được biểu diễn bằng các mô hình chuyên dụng (mô hình ngôi sao, mô hình bông tuyết hay mô hình chòm sao) khác với mô hình biểu diễn dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) của các hệ thống tác nghiệp (thường là mô hình CSDL quan hệ).
Hình 2. Quy trình xây dựng hệ thống Business Intelligence
Việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn vào một kho dữ liệu cho phép chúng ta có thể xem đồng thời nhiều nhóm chỉ tiêu khác nhau (từ nhiều hệ thống nghiệp vụ khác nhau), ví dụ ta có thể xem chỉ tiêu doanh thu ở nhiều mảng nghiệp vụ khác nhau để có thể so sánh được sự tương quan giữa các mảng nghiệp vụ này. Điều này cũng giống trong chẩn đoán bệnh ta có thể cần nhiều xét nghiệm (thử máu, thử nước tiếu, siêu âm, …) và kiểm tra khác nhau để có thể đưa ra kết luận chính xác.
Cuối cùng là phần trình diễn hiển thị dữ liệu và tương tác với người dùng (BI), tùy theo giải pháp BI mà một phần mềm có thể đóng vai trò xử lý dữ liệu nhiều chiều (Multi-dimentional data), tính toán các chỉ tiêu và hiển thị các chỉ số KPI (ví dụ như Tableau, Qlick); một số thì tách biệt giữa phần xử lý dữ liệu và phần hiển thị như Oracle BI, một số thì kết hợp cả 2 ví dụ như Power BI. Các hệ thống BI có thể cung cấp cho nhiều nền tảng (phần cứng, phần mềm) khác nhau cho người dùng (máy tính, điện thoại, Ipad, …).
Nền Y học hiện đại đã chứng minh được độ chính xác, hiệu quả dựa vào các thiết bị hiện đại. Tương tự, quyết định, điều hành doanh nghiệp dựa vào hệ thống BI đã được chứng minh tính hiệu quả ở các nước phát triển. Việc thay đổi tư duy điều hành, tiếp cận và thành thục kỹ năng sử dụng hệ thống BI đã và sẽ tiếp tục là vấn đề mấu chốt để cạnh tranh trong nền kinh tế số và công nghiệp 4.0.
N12H – iERP
Theo dõi kênh tin tức của chúng tôi để cập nhật những tin tức mới nhất: Youtube, Fanpage
Bình luận