Ngày 06/06/2025, Công ty Cổ phần Tập đoàn INDEVCO và Công ty Cổ phần Dịch vụ iERP đã ký kết hợp đồng triển khai thiết kế và chuẩn hóa hệ thống Master Data. Đây là bước quan trọng nhằm xây dựng nền tảng quản trị dữ liệu hiện đại, đồng bộ, đáp ứng nhu cầu quản lý và phân tích toàn diện. Hợp đồng quy định rõ phạm vi dịch vụ từ khảo sát, đánh giá dữ liệu, thiết kế hệ thống chuẩn hóa, triển khai trên SharePoint tích hợp Microsoft 365, phát triển báo cáo Power BI, đào tạo vận hành đến bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật. Với kế hoạch triển khai 8 tuần và cam kết phối hợp chặt chẽ giữa hai bên, dự án kỳ vọng sẽ giúp INDEVCO tối ưu hóa quản trị dữ liệu, nâng cao hiệu quả vận hành và sẵn sàng cho các quyết định chiến lược.
I. Phạm vi dịch vụ kỹ thuật
Dự án được triển khai theo một phạm vi kỹ thuật rõ ràng, đảm bảo tính đồng bộ và khả năng vận hành thực tế sau khi bàn giao.
1. Thành lập nhóm dự án và phối hợp thực hiện
Nhóm dự án bao gồm quản lý dự án iERP, bộ phận IT và đại diện các phòng ban liên quan của INDEVCO. Hai bên thống nhất cử 1-2 người làm đầu mối dự án nội bộ để tiếp nhận thông tin, thu thập tài liệu, phối hợp tổ chức các buổi họp và báo cáo tiến độ định kỳ. Cách làm này đảm bảo thông tin được luân chuyển nhanh, các yêu cầu kỹ thuật được phản hồi kịp thời, và tiến độ dự án không bị gián đoạn.
2. Đánh giá và phân loại dữ liệu hiện có
iERP tiến hành khảo sát dữ liệu tại tất cả các phòng ban: Hành chính Nhân sự, Phát triển Kinh doanh, Quản lý Dự án, Tài chính Kế toán, Mua hàng, Pháp chế, CNTT, Kỹ thuật. Từng phòng ban sẽ cung cấp bảng dữ liệu hiện tại (Excel hoặc xuất từ phần mềm) để phân tích. Việc đánh giá tập trung vào xác định nguồn dữ liệu, tần suất cập nhật, nhu cầu khai thác và các vấn đề tồn tại như trùng lặp, thiếu chuẩn hóa định dạng, hay không nhất quán giữa các đơn vị.
3. Thiết kế hệ thống Master Data chuẩn hóa
Hệ thống được thiết kế xoay quanh các bảng dữ liệu chính: Khách hàng, Sản phẩm – Dịch vụ, Nhân viên, Nhà cung cấp, Tài chính. Mỗi bảng được mô tả chi tiết trường dữ liệu, định dạng, giá trị lựa chọn (choice) và mối liên kết (lookup) với các bảng khác. Chuẩn mã hóa (coding standards) được định nghĩa để đồng nhất cách đặt mã, đảm bảo dễ dàng mở rộng và tích hợp về sau. Ngoài ra, quy trình nhập liệu và quy định quản lý dữ liệu được xây dựng nhằm đảm bảo toàn bộ hệ thống Master Data duy trì tính chính xác và đồng bộ.
4. Thiết lập hệ thống trên SharePoint và tích hợp Microsoft 365
Các bảng Master Data được xây dựng trực tiếp trên nền tảng SharePoint, khai thác tối đa các license và chức năng M365 hiện có như Email, Teams, Power Automate để tạo luồng nghiệp vụ cơ bản trên SharePoint List. Dự án bao gồm tối đa 05 workflow; các workflow vượt số lượng này sẽ tính phí phát sinh 32.000.000 VNĐ/Workflow. Việc tích hợp với hệ thống bên ngoài M365 không thuộc phạm vi triển khai giai đoạn này.
5. Phân tích dữ liệu và xây dựng báo cáo bằng Power BI
iERP sẽ phát triển tối đa 05 dashboard Power BI hiển thị các chỉ số và phân tích dữ liệu Master Data theo yêu cầu của INDEVCO. Mỗi báo cáo bổ sung từ báo cáo thứ 06 sẽ tính phí phát sinh 20.000.000 VNĐ. Người dùng được hướng dẫn cách truy cập, lọc dữ liệu, khai thác biểu đồ và sử dụng tính năng tương tác. Dự án không bao gồm đào tạo phát triển báo cáo nâng cao; việc này sẽ do INDEVCO thực hiện hoặc triển khai ở các giai đoạn tiếp theo.
6. Đào tạo và hướng dẫn vận hành
Cán bộ được cử vào dự án sẽ được hướng dẫn chuẩn hóa dữ liệu và thiết lập trên SharePoint ngay trong thời gian triển khai. Hướng dẫn tập trung vào quy trình nhập liệu, quản lý và khai thác hệ thống. INDEVCO chịu trách nhiệm bố trí nhân sự tham gia đào tạo trong 08 tuần; các buổi đào tạo ngoài khung này sẽ nằm ngoài phạm vi hợp đồng. Hệ thống sẽ được hỗ trợ vận hành 01 năm sau bàn giao.
7. Quản lý dự án và đảm bảo tiến độ
iERP đảm nhận thiết kế, triển khai và giám sát tiến độ toàn bộ dự án. INDEVCO bố trí đầu mối phối hợp để đảm bảo thông tin thông suốt và xử lý kịp thời các phát sinh. Tiến độ và chất lượng được kiểm soát thông qua các mốc nghiệm thu từng giai đoạn.
III. Kế hoạch triển khai kỹ thuật 8 tuần
Kế hoạch triển khai được chia thành 5 giai đoạn chính: Khảo sát – Phát triển – Kiểm thử – Golive – Tổng kết. Mỗi giai đoạn được thực hiện liên tục, có mốc nghiệm thu rõ ràng để đảm bảo tiến độ và chất lượng.
1. Khảo sát – Thiết kế
Đội dự án tiến hành khảo sát hiện trạng hệ thống dữ liệu, cơ cấu tổ chức và định hướng chiến lược của INDEVCO. Các tài liệu và thông tin liên quan do INDEVCO cung cấp sẽ được thu thập và nghiên cứu để hiểu rõ cách dữ liệu đang được lưu trữ, quản lý và khai thác. Trên cơ sở này, iERP phối hợp cùng đội dự án nội bộ của INDEVCO để thảo luận và xây dựng thiết kế hệ thống Master Data phù hợp. Kết quả là một bộ tài liệu thiết kế chi tiết, mô tả cấu trúc bảng dữ liệu, trường dữ liệu, quy tắc chuẩn hóa và các mối liên kết, được dùng làm cơ sở cho giai đoạn phát triển.
2. Phát triển hệ thống
Căn cứ vào tài liệu thiết kế, iERP hướng dẫn thiết lập các Teams và Channels liên quan trên nền tảng Microsoft Teams để phục vụ trao đổi, quản lý và lưu trữ thông tin dự án. Song song, các SharePoint List được thiết lập dựa trên cấu trúc Master Data đã phê duyệt. Các mẫu biểu (template) nhập liệu và quản lý dữ liệu được hiệu chỉnh để đảm bảo tính đồng nhất và dễ sử dụng cho từng phòng ban. Giai đoạn này cũng bao gồm việc rà soát cấu hình hệ thống nhằm đảm bảo khả năng mở rộng và tích hợp với các công cụ M365 hiện có.
3. Kiểm thử (UAT)
Người dùng được hướng dẫn cách đưa dữ liệu thực tế vào các mẫu biểu chuẩn hóa để kiểm tra khả năng vận hành của hệ thống. Trong quá trình này, iERP phối hợp ghi nhận các lỗi, điểm chưa phù hợp hoặc yêu cầu điều chỉnh từ phía người dùng. Các vấn đề sẽ được xử lý và hệ thống được hiệu chỉnh để đạt yêu cầu kỹ thuật trước khi golive. Đây là bước đảm bảo dữ liệu nhập vào tuân thủ đúng chuẩn đã thiết kế, tránh sai sót khi vận hành chính thức.
4. Chuyển đổi – Golive
iERP tư vấn thiết kế các hệ thống báo cáo cần thiết dựa trên nhu cầu phân tích dữ liệu của INDEVCO. Dữ liệu được tích hợp và các dashboard Power BI được thiết lập theo yêu cầu đã thống nhất. Đội dự án thực hiện đào tạo, hướng dẫn trực tiếp cách sử dụng và quản lý hệ thống cho người dùng. Sau khi các bước chuẩn bị hoàn tất, hệ thống được đưa vào vận hành chính thức, dữ liệu thực tế được quản lý tập trung trên nền tảng mới.
5. Tổng kết và định hướng cho các giai đoạn tiếp theo
Sau khi golive, hai bên tổ chức buổi tổng kết để đánh giá kết quả triển khai, hiệu quả của hệ thống và mức độ đáp ứng yêu cầu. Ban lãnh đạo INDEVCO cùng iERP thảo luận chiến lược cho các giai đoạn nâng cấp hoặc mở rộng tiếp theo, đồng thời căn chỉnh lại lộ trình tổng thể chuyển đổi số của tập đoàn.
Lưu ý: Kế hoạch trên chưa bao gồm thời gian phê duyệt nội bộ, thời gian tạm ngừng hợp đồng, cũng như các ngày nghỉ lễ, tết theo quy định hoặc lịch nghỉ của INDEVCO.
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu và công nghệ để vận hành hiệu quả, tư vấn chuyển đổi số đóng vai trò như kim chỉ nam, giúp các tổ chức lựa chọn chiến lược, công nghệ và quy trình phù hợp. Với dự án này, iERP không chỉ triển khai hệ thống Master Data, mà còn thực hiện trọn vẹn vai trò của một đơn vị tư vấn, đồng hành cùng INDEVCO từ việc định hình mô hình quản trị dữ liệu, tích hợp nền tảng M365, đến việc tối ưu hạ tầng thông tin nhằm tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.
IV. Danh mục tài liệu và giao phẩm bàn giao
Các sản phẩm bàn giao được chia thành hai nhóm: bàn giao sau giai đoạn thiết kế và bàn giao tổng thể sau khi nghiệm thu toàn bộ hệ thống.
1. Khảo sát – Thiết kế
Sau khi hoàn thành khảo sát và thiết kế, iERP bàn giao Tài liệu thiết kế hệ thống Master Data ở dạng bản điện tử, lưu trữ trên hệ thống quản trị dự án. Tài liệu này bao gồm cấu trúc bảng dữ liệu, định dạng trường, quy tắc chuẩn hóa và quy trình quản lý dữ liệu. Cùng với đó, hai bên ký Biên bản nghiệm thu thiết kế dưới dạng bản in, có chữ ký đại diện của INDEVCO và iERP. Đây là căn cứ để chuyển sang giai đoạn phát triển và triển khai hệ thống.
2. Nghiệm thu tổng thể
Khi hoàn thành toàn bộ dự án, iERP bàn giao các hạng mục:
- 05 Dashboard Power BI được phát triển theo yêu cầu đã thống nhất.
- Hệ thống Master Data trên nền tảng Microsoft 365, bao gồm các SharePoint List, quy trình workflow đã thiết lập theo thiết kế.
- Tài liệu hướng dẫn sử dụng, lưu ở dạng bản điện tử trên hệ thống quản trị dự án, cung cấp cho người dùng cách vận hành và khai thác dữ liệu.
- Biên bản nghiệm thu tổng thể, bản in có chữ ký đại diện hai bên, xác nhận việc bàn giao và tiếp nhận toàn bộ hệ thống.
Lưu ý: Tất cả sản phẩm bàn giao và biên bản phải được ký hoặc phản hồi trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày bàn giao. Nếu hết thời hạn mà không có phản hồi hoặc chữ ký, kết quả bàn giao và biên bản mặc nhiên được coi là đã chấp thuận.
V. Hỗ trợ kỹ thuật và bảo hành
Để đảm bảo hệ thống Master Data sau khi triển khai vận hành ổn định, hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ, iERP cung cấp gói hỗ trợ kỹ thuật và bảo hành toàn diện trong vòng 01 năm kể từ ngày hai bên ký biên bản nghiệm thu tổng thể hợp đồng. Các dịch vụ hỗ trợ được thiết kế nhằm giải quyết kịp thời mọi sự cố, tối ưu hóa hiệu suất hệ thống và duy trì khả năng hoạt động liên tục cho khách hàng.
Thời hạn và phạm vi bảo hành:
- Thời gian bảo hành: 12 tháng kể từ ngày nghiệm thu tổng thể hợp đồng.
- Phạm vi: Bao gồm toàn bộ các thành phần hệ thống được triển khai trong dự án, bao gồm phần mềm, cấu hình SharePoint, tích hợp M365, dashboard Power BI và các giải pháp dữ liệu liên quan.
Phương thức liên lạc hỗ trợ:
- Điện thoại: 024.3519.0941
- Email: support@ierp.vn
- Hệ thống ServiceDesk: Ghi nhận yêu cầu, phân loại mức độ và theo dõi tiến độ xử lý.
Phương thức hỗ trợ kỹ thuật:
- Tư vấn qua Email (Email consultations).
- Kết nối từ xa (Remote connection) để kiểm tra và xử lý sự cố trực tiếp trên hệ thống.
- Hỗ trợ tại chỗ (On-site visits) trong trường hợp sự cố nghiêm trọng hoặc không thể khắc phục từ xa.
Chính sách xử lý sự cố & SLA (Service Level Agreement):
| Mức độ sự cố | Mô tả | Thời gian phản hồi | Thời gian xử lý ước tính |
| Khẩn cấp (Critical) | Dừng hệ thống, mất dữ liệu | Trong 2 giờ | ≤ 4 giờ làm việc |
| Cao (High) | Ảnh hưởng nặng đến hoạt động người dùng | Trong 4 giờ | ≤ 8 giờ làm việc |
| Trung bình (Medium) | Lỗi nhỏ, có thể có giải pháp tạm thời | Trong 1 ngày | ≤ 2 ngày làm việc |
Điều kiện hỗ trợ tại chỗ: Áp dụng với các sự cố Critical hoặc khi hỗ trợ từ xa không hiệu quả.
Giới hạn và quyền lợi hỗ trợ:
- Số lượng yêu cầu xử lý sự cố: Không giới hạn.
- Hỗ trợ tư vấn kỹ thuật: Luôn sẵn sàng trong thời gian bảo hành.
- Báo cáo thống kê: Cung cấp chi tiết về tất cả sự cố, thời gian phản hồi, giải pháp xử lý theo yêu cầu của khách hàng.
Trung tâm hỗ trợ khách hàng – iERP Service Center
- Địa chỉ: Tầng 7, Tòa nhà Công ty 29, ngõ 73 Nguyễn Trãi, phường Khương Trung, quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội.
- Điện thoại: 024.3519.0941
- Email: support@ierp.vn
VI. Ý nghĩa và kỳ vọng của dự án
Dự án “Tư vấn, thiết kế và triển khai Hệ thống quản lý dữ liệu chuẩn hóa” mang ý nghĩa quan trọng đối với chiến lược chuyển đổi số của Tập đoàn INDEVCO, không chỉ ở khía cạnh công nghệ mà còn ở phương diện tổ chức và vận hành. Việc xây dựng hệ thống Master Data chuẩn hóa sẽ giúp toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp được tập trung, nhất quán và dễ dàng truy xuất, tạo nền tảng vững chắc cho việc quản trị, phân tích và ra quyết định chiến lược. Đây là bước đi then chốt để loại bỏ tình trạng dữ liệu phân tán, trùng lặp hoặc không đồng bộ, vốn là nguyên nhân gây chậm trễ và sai sót trong hoạt động điều hành.
Về lâu dài, hệ thống này sẽ hỗ trợ INDEVCO tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ, giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh do sai lệch thông tin. Khả năng tích hợp với nền tảng M365 và công cụ phân tích Power BI sẽ giúp ban lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt các chỉ số vận hành, thị trường và tài chính, từ đó đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu (data-driven) thay vì cảm tính.
Kỳ vọng lớn nhất của dự án là xây dựng một “nguồn sự thật duy nhất” (single source of truth) cho toàn Tập đoàn, đảm bảo mọi phòng ban, chi nhánh và đơn vị thành viên đều làm việc trên cùng một hệ thống dữ liệu thống nhất. Đồng thời, dự án cũng được kỳ vọng sẽ nâng cao năng lực của đội ngũ nội bộ thông qua các chương trình đào tạo, giúp họ làm chủ công cụ và quy trình mới.
Với sự đồng hành của iERP, dự án không chỉ dừng lại ở việc triển khai một hệ thống CNTT, mà còn là quá trình chuyển đổi cách thức quản lý, vận hành, hướng tới một tổ chức hiện đại, linh hoạt và sẵn sàng thích ứng với các thay đổi của thị trường.
Hợp đồng triển khai hệ thống Master Data tại Hà Nội và mở rộng toàn quốc
Dự án “Tư vấn, thiết kế và triển khai Hệ thống quản lý dữ liệu chuẩn hóa” của INDEVCO và iERP được thực hiện từ Hà Nội – Trung tâm kinh tế, chính trị, công nghệ của Việt Nam với phạm vi triển khai và áp dụng trên toàn bộ các chi nhánh, nhà máy và văn phòng đại diện của Tập đoàn tại nhiều tỉnh thành.
Tại Hà Nội, trụ sở chính của INDEVCO đóng vai trò đầu mối điều phối, nơi tập trung đội ngũ dự án, xử lý dữ liệu gốc và thử nghiệm hệ thống. Sau khi hệ thống Master Data được xây dựng và kiểm thử thành công, nền tảng sẽ được triển khai đồng bộ tới các cơ sở tại Hải Phòng, Quảng Ninh, Thái Nguyên, TP. Hồ Chí Minh và các tỉnh khác, đảm bảo mọi đơn vị đều truy cập, khai thác dữ liệu trên cùng một chuẩn.
Việc triển khai theo hướng tập trung tại Hà Nội nhưng áp dụng phạm vi toàn quốc giúp tối ưu chi phí, giảm thời gian triển khai và đảm bảo tính thống nhất trong quản lý dữ liệu của Tập đoàn. Đồng thời, chiến lược này phù hợp với xu hướng quản trị hiện đại, khi doanh nghiệp có thể điều hành tập trung nhưng vẫn đáp ứng nhanh nhu cầu tại từng địa phương.
Lời kết
Việc ký kết hợp đồng triển khai thiết kế và chuẩn hóa hệ thống Master Data đánh dấu sự hợp tác chiến lược giữa INDEVCO và iERP trong tiến trình chuyển đổi số. Dự án không chỉ tập trung vào việc chuẩn hóa và đồng bộ dữ liệu trên toàn Tập đoàn, mà còn tạo nền tảng công nghệ phục vụ quản trị, phân tích và ra quyết định chính xác. Với kinh nghiệm triển khai các giải pháp quản trị dữ liệu và nền tảng Microsoft 365, iERP cam kết đồng hành cùng INDEVCO từ giai đoạn thiết kế, triển khai đến đào tạo và hỗ trợ vận hành lâu dài. Sự kết hợp giữa năng lực công nghệ của iERP và quyết tâm của INDEVCO được kỳ vọng sẽ mang lại một hệ thống Master Data hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu quản lý hiện đại và hỗ trợ phát triển bền vững.
Những câu hỏi liên quan: Hợp đồng triển khai thiết kế và chuẩn hóa hệ thống Master Data cho Công ty Cổ phần Tập đoàn INDEVCO
1. Hợp đồng triển khai thiết kế và chuẩn hóa hệ thống Master Data cho Công ty Cổ phần Tập đoàn INDEVCO được ký ở đâu?
Hợp đồng được ký tại trụ sở chính của INDEVCO ở Hà Nội – Trung tâm điều phối toàn bộ dự án. Từ đây, hệ thống Master Data sẽ được triển khai và áp dụng đồng bộ tại các chi nhánh, nhà máy và văn phòng đại diện ở nhiều tỉnh thành như Hải Phòng, Quảng Ninh, Thái Nguyên, TP. Hồ Chí Minh và các khu vực khác.
2. Phạm vi kỹ thuật trong hợp đồng Master Data của INDEVCO bao gồm những gì?
Phạm vi bao gồm khảo sát, đánh giá dữ liệu hiện tại ở tất cả các phòng ban, thiết kế hệ thống dữ liệu chuẩn hóa, thiết lập trên SharePoint tích hợp M365, phát triển báo cáo Power BI, đào tạo vận hành và hỗ trợ kỹ thuật 1 năm.
3. Thời gian triển khai hợp đồng Master Data cho INDEVCO là bao lâu?
Dự án được triển khai trong vòng 8 tuần, gồm 5 giai đoạn: Khảo sát – Phát triển – Kiểm thử – Golive – Tổng kết, không bao gồm thời gian phê duyệt nội bộ và ngày nghỉ lễ.
4. Việc triển khai Master Data cho INDEVCO mang lại lợi ích gì?
Hệ thống Master Data giúp INDEVCO tập trung, đồng bộ dữ liệu trên toàn quốc, loại bỏ trùng lặp, hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu, tối ưu vận hành và tăng khả năng phản ứng nhanh với thị trường.
5. Tại sao dự án được triển khai từ Hà Nội nhưng áp dụng toàn quốc?
Việc triển khai từ Hà Nội – Nơi đặt trụ sở chính và đội ngũ quản lý dữ liệu giúp tối ưu chi phí, đảm bảo kiểm soát chất lượng và đồng nhất hệ thống, đồng thời vẫn đáp ứng nhanh nhu cầu của từng chi nhánh ở các tỉnh.
