Giải quyết khó khăn khi xuất hóa đơn theo hai đơn vị tính là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, đặc biệt là ngành kim loại công nghiệp. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp bán hàng theo đơn vị tính khác nhau giữa nội bộ và hóa đơn: ví dụ, quản lý kho theo kg nhưng xuất hóa đơn theo tấm hoặc thanh. Điều này gây ra khó khăn trong khâu đồng bộ dữ liệu, đối chiếu báo cáo và tuân thủ quy định thuế. Việc hệ thống ERP truyền thống chỉ hỗ trợ một đơn vị tính càng làm bài toán trở nên phức tạp. Do đó, nhu cầu xây dựng một giải pháp tích hợp quy đổi linh hoạt và chính xác trong hệ thống ERP là điều kiện bắt buộc để đảm bảo hiệu quả vận hành và tính pháp lý của hóa đơn đầu ra.
I. Thách thức đặt ra cho đội triển khai khi phải xuất hóa đơn theo hai đơn vị tính
Trong ngành kim loại công nghiệp, một thách thức phức tạp nhưng phổ biến trong quá trình triển khai hệ thống ERP là bài toán xuất hóa đơn theo hai đơn vị tính. Thực tế, các doanh nghiệp trong lĩnh vực này thường phải vận hành linh hoạt giữa hai cách tính toán và thể hiện đơn vị hàng hóa: theo khối lượng (như kg, tấn) và theo số lượng tấm/cuộn.
Đặc thù ngành dẫn đến yêu cầu hai đơn vị tính
Khối lượng (kg, tấn) thường là đơn vị chuẩn để tính toán giá trị hợp đồng, phục vụ mục đích quản lý giá trị hàng tồn kho, báo cáo tài chính và kiểm soát nội bộ.
Số lượng (tấm, cuộn, thanh) lại là đơn vị thuận tiện cho khách hàng khi đặt hàng, giao nhận hoặc thanh toán. Điều này xuất phát từ cách thức sử dụng sản phẩm trong thực tế, nơi người dùng cuối cần một lượng cụ thể về hình dạng hoặc số tấm vật liệu hơn là đơn thuần theo khối lượng.
Hạn chế từ hệ thống ERP truyền thống
Tuy nhiên, hệ thống ERP thông thường chỉ cho phép sử dụng 01 đơn vị tính chính xuyên suốt luồng dữ liệu từ các phân hệ mua hàng, bán hàng, kho vận đến kế toán. Khi một đơn vị cố định được thiết lập cho sản phẩm, toàn bộ quy trình nhập – xuất – hóa đơn – báo cáo đều sẽ bám theo đơn vị này. Điều này khiến việc chuyển đổi giữa các đơn vị trở nên khó khăn và dễ gây ra sai sót.
Trường hợp thực tế tại doanh nghiệp sản xuất kim loại màu
Tại một doanh nghiệp sản xuất kim loại màu, có tình huống điển hình như sau:
- Số liệu tồn kho và báo cáo nội bộ được quản lý theo đơn vị kg, nhằm đảm bảo độ chính xác trong đánh giá tài sản và định mức sản xuất.
- Xuất hóa đơn cho khách hàng lại cần thể hiện theo Tấm/Thanh, nhằm thuận tiện cho đối tác mua hàng, giao nhận và lưu kho.
- Tên mặt hàng trên hóa đơn cần thay đổi linh hoạt theo đơn vị tính, ví dụ: khi xuất theo kg có thể là “Thép cuộn cán nóng”, nhưng khi xuất theo tấm lại yêu cầu thể hiện cụ thể như “Tấm thép HRC 2.0mm”.
Điều này tạo ra khoảng cách giữa quy trình thực tế và quy trình hệ thống, đòi hỏi đội triển khai ERP phải xử lý khéo léo giữa việc đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, tuân thủ quy định kế toán – thuế và đáp ứng yêu cầu khách hàng.
Mô hình B2B2C – Giải pháp tối ưu cho mô hình bán lẻ hiện đại
II. Giải pháp triển khai tối ưu việc xuất hóa đơn theo hai đơn vị tính từ iERP
Nhằm giải quyết bài toán trên một cách toàn diện, đội ngũ iERP – với nhiều năm kinh nghiệm triển khai ERP trong ngành công nghiệp – đã phối hợp cùng doanh nghiệp xây dựng và triển khai một giải pháp tối ưu hóa quy trình xuất hóa đơn theo hai đơn vị tính, đồng thời đảm bảo sự linh hoạt và tính hợp lệ theo quy định pháp luật.
Tích hợp cơ chế quy đổi đơn vị tự động
Phát triển cơ chế quy đổi tự động giữa hai đơn vị tính trong hệ thống. Theo đó, người dùng chỉ cần nhập liệu chính xác theo từng đơn hàng, bao gồm cả đơn vị tính chính và đơn vị quy đổi.
Với mỗi đơn hàng được đánh dấu là cần xuất hóa đơn theo đơn vị thứ hai (Tấm/Thanh), hệ thống sẽ tự động thực hiện quy đổi từ đơn vị lưu kho (Kg) sang đơn vị cần xuất hóa đơn, đồng thời tính lại số lượng, giá bán tương ứng dựa trên bảng quy đổi được thiết lập sẵn.
Tên hàng hóa linh hoạt
Hệ thống được lập trình để lấy tên hàng linh động trên hóa đơn. Có thể là:
- Tên hàng theo đơn vị quản lý ban đầu.
- Tên hàng theo đơn vị xuất hóa đơn được quy đổi, ví dụ: nối tên mặt hàng với quy cách hoặc kích thước (size) theo yêu cầu khách hàng.
Cho phép lựa chọn giữa nhiều cấu hình tên hàng, hỗ trợ bộ phận kế toán làm việc chính xác và nhanh chóng.
Đảm bảo tính hợp lệ về thuế
Toàn bộ quy trình xuất hóa đơn được thiết kế tuân thủ chặt chẽ quy định của cơ quan thuế, bao gồm việc đảm bảo khớp thông tin giữa số liệu đơn hàng, số lượng xuất, đơn giá quy đổi và báo cáo tài chính/kế toán.
Kiểm soát quyền truy cập và ghi nhận theo từng bước, đảm bảo minh bạch và dễ truy vết nếu có sự cố.
Với giải pháp trên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể vận hành mô hình kinh doanh đặc thù của mình một cách hiệu quả, giảm thiểu rủi ro sai sót và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.
Cùng iERP tìm hiểu Data Governance và vai trò của CDO trong quản trị dữ liệu doanh nghiệp
III. Kết quả đạt được khi thực hiện giải pháp của iERP
Việc triển khai thành công cơ chế xuất hóa đơn theo hai đơn vị tính đã mang lại nhiều lợi ích thực tế cho doanh nghiệp:
- Đáp ứng yêu cầu linh hoạt từ phía khách hàng: Mỗi hóa đơn được xuất ra đều thể hiện chính xác đơn vị tính mong muốn (Tấm/Thanh hoặc Kg), với cách trình bày tên hàng dễ hiểu, rõ ràng và chuyên nghiệp.
- Hỗ trợ tối đa cho bộ phận kế toán: Hạn chế tối đa thao tác thủ công trong việc chỉnh sửa tên hàng hoặc đơn vị tính, đồng thời đảm bảo sự thống nhất giữa phiếu xuất, hóa đơn và báo cáo thuế.
- Tối ưu quá trình đối soát: Khi hệ thống tự động ghi nhận chính xác các thông tin đã quy đổi, doanh nghiệp dễ dàng đối soát số liệu giữa kho, bán hàng và kế toán.
- Nâng cao hiệu quả vận hành: Từ khâu đặt hàng đến giao hàng, xuất hóa đơn đều diễn ra trơn tru, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh lỗi và nâng cao uy tín với khách hàng.
Giải pháp của iERP không chỉ giải quyết bài toán kỹ thuật, mà còn mang lại giá trị vận hành thực tế, là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp sản xuất kim loại trong kỷ nguyên số.
Đặc trưng của Big Data – Các yếu tố cốt lõi doanh nghiệp cần biết
IV. iERP – Đối tác đồng hành hiệu quả giải quyết khó khăn khi xuất hóa đơn theo hai đơn vị tính
Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong triển khai các giải pháp ERP, iERP đã khẳng định vai trò là đơn vị tiên phong trong tư vấn và xây dựng giải pháp phù hợp với đặc thù của từng ngành nghề, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất và phân phối kim loại công nghiệp.
Một trong những khó khăn lớn nhất mà các doanh nghiệp trong ngành kim loại công nghiệp gặp phải khi triển khai hệ thống ERP là việc xuất hóa đơn theo hai đơn vị tính khác nhau. Chẳng hạn, kim loại có thể được bán theo khối lượng (kg, tấn) để tính giá trị hợp đồng, nhưng khi xuất hóa đơn, lại cần thể hiện theo số lượng tấm/cuộn để khách hàng dễ dàng nhận hàng và kiểm tra. Việc chuyển đổi giữa các đơn vị tính và đảm bảo tính chính xác trên các báo cáo, hóa đơn là một bài toán khó. iERP đã xây dựng giải pháp tối ưu để giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả.
Giải pháp xuất hóa đơn theo hai đơn vị tính do iERP triển khai không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, mà còn nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu trải nghiệm khách hàng. Chúng tôi không cung cấp một hệ thống đơn thuần, mà là một giải pháp toàn diện – từ tư vấn nghiệp vụ, cấu hình hệ thống, đào tạo đến bảo trì sau triển khai.
Lấy giá trị Tận tâm – Chủ động – Kỷ luật làm cốt lõi, iERP luôn đồng hành cùng doanh nghiệp để giải quyết triệt để bài toán quản trị dữ liệu và hóa đơn. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong việc xử lý hóa đơn theo hai đơn vị tính, hãy để iERP trở thành người bạn đồng hành đáng tin cậy.
Công ty Cổ phần Dịch vụ iERP
- Địa chỉ: Tầng 7, tòa nhà CTY 29, ngõ 73 Nguyễn Trãi, phường Khương Trung, quận Thanh Xuân, Hà Nội
- Hotline: 081.981.6699
- Email: info@ierp.vn
Lời kết
Giải quyết khó khăn khi xuất hóa đơn theo hai đơn vị tính không chỉ đơn thuần là vấn đề kỹ thuật, mà còn là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ trong vận hành và kế toán thuế. Với giải pháp do iERP triển khai, doanh nghiệp có thể tự động hóa quá trình quy đổi đơn vị tính, điều chỉnh tên hàng hóa linh hoạt theo nhu cầu khách hàng và chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn theo đúng quy định pháp luật. Đây là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, đặc biệt với các doanh nghiệp hoạt động trong ngành hàng có đặc thù xuất – nhập theo nhiều đơn vị đo lường. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, tăng độ tin cậy trong dữ liệu kế toán và nâng cao năng lực quản trị tổng thể.
