Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP: Enterprise Resource Planning) được tạo ra để ghi nhận, hệ thống lại các hoạt động điều hành và quản lý doanh nghiệp. Được phát triển từ hệ thống quản lý nguồn lực cho sản xuất (MRP Manufacturing Resource Planning), ERP cũng đồng thời là công cụ cho các doanh nghiệp sản xuất để đưa ra những dự trù, kế hoạch về nguồn lực cần thiết cho hoạt động sản xuất hàng ngày. Trải qua trên 30 năm, ERP đã đi từ một hệ thống mà ban đầu chỉ dành cho các doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn với nguồn lực dồi dào triển khai, tới nay, ERP đã trở nên phổ biến cả đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn và ở cả các lĩnh vực khác ngoài sản xuất như bán lẻ, phân phối, chăm sóc sức khỏe, và các doanh nghiệp nhà nước. Và bây giờ là thời điểm thích hợp để ta nhìn lại một chặng đường phát triển đã qua của ERP và một trong số những giải pháp ERP hàng đầu trong lĩnh vực này.

Cấu trúc phần mềm ERP

Cấu trúc phần mềm ERP (Nguồn: Internet)

Lược sử về sự hình thành và phát triển của hệ thống phần mềm ERP

Theo báo cáo trên trang Aberdeen xuất bản tháng 6 năm 2010, có 26% các doanh nghiệp chế tạo, sản xuất đang hoặc đã từng triển khai ERP. ERP tại những năm 1970 thực ra mới chỉ là MRP và cũng chỉ phục vụ cho các doanh nghiệp sản xuất lớn và phức tạp. Cho đến những năm 1980 khi mà những máy chiếc máy tính cỡ nhỏ trở thành một xu hướng phổ biến và có thể dễ dàng sở hữu hơn, chi phí đầu tư dành cho MRP bắt đầu ở mức dễ chấp nhận hơn với các doanh nghiệp và nó cũng đã được gắn thêm nhiều chức năng hơn và bắt đầu dần có sự ảnh hưởng tới nhiều bộ phận của doanh nghiệp hơn. Tới khoảng những năm 1990 tất cả dần chuyển từ cấu trúc máy tính lớn và các minicomputers sang cấu trúc Client/Sever. Vào cuối thời gian này, thế giới phải đối mặt với sự kiện Y2K (sự kiện khi các máy tính cũ gặp vấn đề khi nhảy số từ năm 1999 sang 2000) và việc này đã trở thành một lý do lớn để các doanh nghiệp sản xuất và phân phối quyết định cần phải thay thế hệ thống đã cũ của họ. Đây mới chính là thời điểm thực sự ra đời của ERP. Trong thời điểm ấy nhiều công ty đã không tiếc tiền để sở hữu cùng lúc những phần mềm quản lý MRP và phần mềm cả quản lý tài chính kế toán.

Sang thế  kỷ 21, ERP đã mở rộng sang cả quản lý khách hàng (customer management), marketing, chuỗi cung ứng (supply chain), phát triển sản phẩm (production development) và các phần nghiệp vụ khác ERP cũng có mặt như Customer Relationship management (CRM) hay Supply chain management (SCM)

Phần mềm ERP Infor

Phần mềm ERP Infor (Nguồn: Internet)

Sự tiên phong của Syteline trong quá trình hình thành và phát triển của ERP

Vào giữa những năm 1980, Syman là một trong rất nhiều sản phẩm trên thị trường ERP tầm trung cấp, nó được phát triển trên nền tảng Progress Software. Phát triển bởi Symix, Syman đã đạt được nhiều tiếng vang trong việc phát triển hệ thống. Cùng với xu hướng những năm 1990, Syman đã được gắn thêm nhiều chức năng như Multisite Financial, Graphical User Interface (GUI), HR capabilities, multi – currency … từ việc ban đầu chỉ tập trung vào các doanh nghiệp sản xuất chuyển sang các loại hình doanh nghiệp đa dạng hơn.

Cùng thời điểm này tên gọi của phần mềm cũng được thay đổi từ Syman sang Symix rồi sau đó thành Syteline. Và Syteline đã nhanh chóng trở thành một hệ thống đi đầu trong lĩnh vực ERP trong giai đoạn những năm đầu thế kỷ 21. Với việc hoàn thành phát triển hệ thống dựa trên cơ sở microsoft.net với phiên bản Syteline 7.0 thì Syteline đã bắt đầu khẳng định được vị trí và cũng chấp nhận phát triển toàn bộ trên nền tảng của Microsoft.

Dễ dàng trong triển khai – Đơn giản trong sử dụng

Bên cạnh công nghệ vượt trội, Syteline còn là đơn vị đi tiên phong trong một với khả năng:

  • Triển khai nhanh chóng và các kênh triển khai rộng khắp
  • Dễ dàng để nâng cấp
  • Có thể mở rộng ERP với các chức năng bên ngoài khác

Dễ dàng trong triển khai hệ thống – phần mềm ERP

Bảng 1 cho biết những lý do chủ yếu khiến một doanh nghiệp không muốn triển khai ERP và lý do số 1 đó là nguồn lực của doanh nghiệp còn yếu. Hệ thống được phát triển bởi Syteline với nhiều công cụ hỗ trợ sẽ khiến cho người dùng nhanh chóng cảm thấy thoải mái khi sử dụng và đảm bảo sẽ không làm giảm nguồn lực của doanh nghiệp cho việc học một công cụ mới như mối lo lắng chính của phần lớn các doanh nghiệp chưa sử dụng ERP.

Lý do doanh nghiệp không muốn triển khai hệ thống ERP

Lý do doanh nghiệp không muốn triển khai hệ thống ERP (Nguồn: Internet)

Một báo cáo trên trang Aberdeen năm 2011, đưa ra một so sánh về hiệu quả làm việc đối với những doanh nghiệp đã có sử dụng ERP và chưa sử dụng ERP

Đối tượngCác yếu tố hiệu quả làm việc
Top 20 % các doanh nghiệp dùng ERP hiệu quả

 

  • Giảm 22 % mức tồn kho
  • Tính chính xác hàng tồn kho đạt 97%
  • 3.4 ngày để chốt sổ hàng tháng
  • 96 % tuân thủ theo kế hoạch sản xuất
  • 98 % hoàn thành theo kế hoạch giao hàng
Top 50 % các doanh nghiệp dùng ERP hiệu quả
  • Giảm 11 % mức tồn kho
  • Tính chính xác hàng tồn kho đạt 94 %
  • 5.3 ngày để chốt sổ hàng tháng
  • 88 % tuân thủ theo kế hoạch sản xuất
  • 93 % hoàn thành theo kế hoạch giao hàng
Các doanh nghiệp không dùng ERP
  • Tính chính xác hàng tồn kho đạt 90 %
  • 6.5 ngày để chốt sổ hàng tháng
  • 88 % tuân thủ theo kế hoạch sản xuất
  • 89 % hoàn thành theo kế hoạch giao hàng

Khá dễ nhận ra là các doanh nghiệp không sử dụng hệ thống ERP có năng suất hoạt động kém hơn đáng kể so với những đơn vị sử dụng hiệu quả hệ thống này. Với sự đơn giản, nhanh chóng trong quá trình triển khai và sử dụng, nền tảng Syteline là một lựa chọn sáng suốt cho các lãnh đạo doanh nghiệp.

Dễ dàng nâng cấp

Ở một khía cạnh nào đó, việc bảo trì và nâng cấp là hạn chế của những hệ thống ERP truyền thống đồng thời cũng là mối quan tâm của các doanh nghiệp. Tuy nhiên với Syteline, các nhà phát triển liên tục cập nhật, thay đổi từ những ngôn ngữ lập trình cũ sang các cấu trúc Client/sever, cấu trúc .Net và đang chuyển sang Service – Oriented Architecture (SOA).

Lý do doanh nghiệp không muốn nâng cấp hệ thống ERP

Lý do doanh nghiệp không muốn nâng cấp hệ thống ERP (Nguồn: Internet)

Nền tảng của Syteline cung cấp có khả năng tùy chỉnh hệ thống với từng nhu cầu đặc thù của khách hàng trong thời gian ngắn, giảm thiểu tối đa chi phí cần thêm cho lập trình hay can thiệp vào hệ thống. Điều này có thể ảnh hưởng đến các lý do số 4, 5, 6 khi thực hiện nâng cấp.

Bảng 3 cho biết hiệu quả khác nhau của các công ty đã sử dụng ERP theo từng khoảng thời gian khác nhau, Giá trị mang lại cho doanh nghiệp đạt đỉnh trong khoản từ 2 cho đến 7 năm đầu của hệ thống. Những hệ thống cũ, lỗi thời sẽ trở lên chậm so với các những hệ thống mới. Còn với những hệ thống mới dưới 2 năm cũng chưa thể mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp vì đây là thời điểm trong quá trình ban đầu.

Tương quan giữa tuổi đời của hệ thống ERP và lợi ích mang lại cho doanh nghiệp

Tương quan giữa tuổi đời của hệ thống ERP và lợi ích mang lại cho doanh nghiệp (Nguồn: Internet)

Doanh nghiệp sử dụng hiệu quả phần mềm ERP sẽ hưởng lợi nhiều hơn

Báo cáo trên Aberdeen 2010 chỉ ra rằng những doanh nghiệp trong top hoạt động hiệu quả nhất có mức độ sử dụng ERP cao hơn các doanh nghiệp còn lại, với mức độ sử dụng gần gấp đôi với các doanh nghiệp triển khai muộn hơn. Thực tế, ERP đã bước sang một giai đoạn mới khi các doanh nghiệp buộc phải áp dụng càng nhiều càng tốt trong đơn vị mình thay vì chỉ cần có sự hiện diện của hệ thống này là đã tạo nên sự khác biệt như trong quá khứ.

 

Top các doanh nghiệp dùng ERP hiệu quả

Các doanh nghiệp ở mức trung bình

Các doanh nghiệp thường triển khai muộn

  • Triển khai 13.8 modules
  • 80 % chức năng được triển khai
  • Bình quân sử dụng 46 % hệ thống ERP
  • Triển khai 11.4 modules
  • 75 % chức năng được triển khai
  • Bình quân sử dụng 36 % hệ thống ERP
  • Triển khai 10.1 modules
  • 68 % chức năng được triển khai
  • Bình quân sử dụng 29 % hệ thống ERP
  • Trong đó số lượng modules cơ bản là 24 –  Theo Aberdeen Group năm 2010

Chỗ đứng của Hệ thống Syteline ERP trên thị trường

Như đã đề cập ở trên, đối với hầu hết các công ty, việc triển khai ERP với mức độ áp dụng cao và được sử dụng bởi nhiều người, nhiều bộ phận sẽ đem lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Syteline ERP cũng vậy, việc ứng dụng ERP vào nhiều bộ phận trong doanh nghiệp như chuỗi cung ứng, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự … là rất quan trọng để có thể khai thác tối đa giá trị của hệ thống

Sản phẩm mới Infor WorkSpace của Infor mang đến cho người dùng những trải nghiệm mới mẻ, độc đáo cùng sự dễ dàng, tiện lơi trong sử dung. Một báo cáo trên Aberdeen năm 2011 cho thấy rằng sự dễ dàng trong việc sử dụng ở một hệ thống ERP luôn là một yếu tố quan trọng ( đứng thứ 2) để các công ty quyết định chọn phần mềm ERP nào.

Một lần nữa, việc tập trung dựa trên Microsoft có thể là một yếu tố tích cực khi người dùng mới bắt đầu làm việc với bất kỳ hệ thống ERP nào bởi sự thaan thiện và quen thuộc vốn có với hệ điều hành này.

Những thứ doanh nghiệp mong muốn ở một hệ thống ERP

Những thứ doanh nghiệp mong muốn ở một hệ thống ERP (Nguồn: Internet)

Việc mở rộng ERP thông qua phần mềm – dịch vụ bổ xung cũng là một yếu tố quan trọng trong quá trình triển khai ERP. Việc triển khai SaaS (Software as a Service) trở thành một kênh cung cấp, xử lý dữ liệu quan trọng quan trọng cho cả Syteline nói riêng và thị trường ERP nói chung. Bảng 6 thể hiện phần trăm sự thay đổi trong nhận thức của các doanh nghiệp sản xuất đối với SaaS.

Sự thay đổi trong nhận thức của các doanh nghiệp sản xuất đối với SaaS

Sự thay đổi trong nhận thức của các doanh nghiệp sản xuất đối với SaaS (Nguồn: Internet)

Mặc dù các vấn đề liên quan đến chi phí vẫn là mối quan tâm chính trong việc xem xét lựa chọn giải pháp ERP thì một nửa số công ty sử dụng hệ thống ERP vẫn triển khai đồng thời SaaS để giảm tải cho các nhân viên CNTT của họ. SaaS cung cấp giải pháp thay thế, giúp cho các nhân viên CNTT tập trung hơn vào việc đảm bảo các chức năng ERP hoạt động trơn tru, đáp ứng nhu cầu hàng ngày chứ không cần dành nguồn lực phát triển tính năng mới dựa trên hệ thống.

Lời khuyên dành cho các doanh nghiệp

Trong khi toàn bộ thị trường ERP đều đang tiến những bước tiến khá đồng đều thì những hệ thống ERP như Infor ERP SyteLine vẫn có những bước đi riêng củng cố thương hiệu cũng như chỗ đứng trong lòng khách hàng. Chúng ta có thể nhìn vào lịch sử, sự tăng trưởng, và tính hiệu quả của SyteLine để hiểu được ERP đã đến từ đâu, nó là gì và nó sẽ đi về đâu.

Có một số lời khuyên cho các doanh nghiệp được rút ra qua suốt quá trình hình thành và phát triển từ những hệ thống ERP đã từng được triển khai:

Làm mới hệ thống của doanh nghiệp: Chưa đến 25% số doanh nghiệp sử dụng hiệu quả một hệ thống ERP trên 15 năm sử dụng. Trong khi đó hơn 1/3 số doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP trong khoảng thời gian từ 2 đến 7 năm làm được điều này. Do đó doanh nghiệp cần chú trọng đến việc nâng cấp, chuyển đổi hệ thống ERP để đạt được hiệu quả cao nhất.

Nếu chưa có hãy bắt đầu: Bất kỳ doanh nghiệp nào sử dụng hệ thống ERP đều có năng lực điều hành tốt hơn hẳn so với những đơn vị không sử dụng ERP. Với những nghiệp vụ cần nhiều thời gian để kiểm chứng, 75% doanh nghiệp có hệ thống ERP cũng đồng ý với nhận định này.

Nếu đã có, hãy sử dụng nó thật hiệu quả: Với mỗi bản cập nhật của mỗi hệ thống ERP bạn hãy đón nhận và khai thác tối đa chúng. Đừng để bất cứ phần hành nào trở nên lãng phí và bị bỏ sót, hãy tối đa hoá nguồn lực trong doanh nghiệp có thể thao tác trên hệ thống ERP.

Theo Aberdeen

Bình luận