Sau nhiều tháng triển khai, hệ thống báo cáo quản trị thông minh (Business Intelligence – BI) đã chính thức đi vào hoạt động tại Công ty TNHH Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội (MBAMC). Hệ thống được ghi nhận giải quyết các vấn đề trước đó trong công tác tổng hợp và phân tích dữ liệu quản trị tại MBAMC; góp phần thúc đẩy mạnh mẽ tiến trình hoàn thiện hệ thống vận hành của doanh nghiệp.
Khó khăn, thách thức trong công tác báo cáo và khai thác dữ liệu tại MBAMC
Sử dụng nhiều nguồn lực cho công tác báo cáo nhưng thời gian chờ kéo dài
Là một công ty quản lý tài chính, MBAMC liên tục thu nhận và phải xử lý một lượng lớn khối lượng dữ liệu. Trước khi xây dựng Hệ thống báo cáo thông minh BI, doanh nghiệp thành lập Phòng Quản lý hệ thống gồm 6 nhân sự với nhiệm vụ chuyên trách lập báo cáo cho Khối Thẩm định tài sản.
Vì lượng dữ liệu khổng lồ, nhân sự luôn “chìm” trong guồng quay làm báo cáo để phục vụ kịp thời cho công tác xem và ra quyết định của Ban lãnh đạo. Tuy nhiên, do xử lý thủ công trên các công cụ bảng tính Excel khác nhau; nên việc hoàn thành báo cáo thường xuyên bị trễ.
Sử dụng công cụ truyền thống để xử lý dữ liệu thủ công khiến công ty rơi vào tình trạng phải tăng thêm nguồn lực nhân sự phục vụ công tác báo cáo. Bên cạnh đó, thời gian hoàn thiện báo cáo bị kéo dài và không thể trình lên ban lãnh đạo kịp thời, đúng hạn.
Số liệu có thể bị “suy hao” và không minh bạch
Trước khi sử dụng hệ thống Báo cáo quản trị thông minh BI, việc tổng hợp dữ liệu và làm báo cáo diễn ra hoàn toàn thủ công và được thực hiện bởi nhiều nhân sự khác nhau. Do qua nhiều bước tổng hợp và tính toán, xử lý, số liệu có thể sẽ bị “suy hao” và không chính xác; từ đó gây ra “điểm mù” khi xem báo cáo.
Báo cáo không trực quan
Báo cáo trực quan hay Trực quan dữ liệu (Data Visualization) là một thuật ngữ mới. Những doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực ứng dụng Báo cáo quản trị thông minh có lẽ không còn xa lạ với trực quan dữ liệu. Trực quan hóa dữ liệu là việc biến những thông tin, số liệu rời rạc thành những biểu đồ, hình ảnh có màu sắc sinh động. Việc này cho phép người xem bất kể là ai cũng có thể hiểu dữ liệu, nhận được thông điệp từ dữ liệu.
Như vậy việc báo cáo thủ công với bảng tính không trực quan cũng là điều tất yếu. Bởi trên Excel, dữ liệu chỉ đơn thuần là chữ hoặc con số, những bảng biểu khô cứng nên khi xem Lãnh đạo và Quản lý khó tránh khỏi nhàm chán, đôi lúc không thể hiểu dữ liệu, gây ra sự lãng phí dữ liệu rất lớn.
Ứng dụng Hệ thống Báo cáo quản trị thông minh BI giải quyết bài toán doanh nghiệp
Với hiện trạng báo cáo của doanh nghiệp, giải pháp Hệ thống Báo cáo quản trị thông minh BI là lựa chọn hàng đầu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công tác báo cáo. Với hệ thống Báo cáo quản trị thông minh BI, việc làm báo cáo sẽ được chuyển sang tự động, dữ liệu đi trực tiếp từ tầng dưới cùng lên trên mà không phải qua bất kỳ bước xử lý thủ công phức tạp nào.
Xuyên suốt dự án, iERP đã xây dựng Kho dữ liệu Data Warehouse (DWH) và một hệ thống Báo cáo quản trị thông minh BI cho MBAMC. Hệ thống BI gồm 20 Dashboard báo cáo. Các Dashboard thể hiện nội dung cốt lõi và quan trọng nhất trong Khối Thẩm định tài sản như: Hồ sơ chưa được xử lý, Hồ sơ thực hiện, Thời gian xử lý trung bình 1 hồ sơ (PT), Năng suất, v.v… Những Dashboard này có thể xem theo ngày; từ đầu tháng đến ngày hiện tại muốn xem; từ đầu quý đến ngày hiện tại; từ đầu năm đến ngày hiện tại và drilldown nhiều cấp, chi tiết đến từng chuyên viên.
Công tác báo cáo hiệu quả tại MBAMC sau khi triển khai Hệ thống Báo cáo quản trị thông minh BI
Ban lãnh đạo nhận ra lỗ hổng tồn tại trong các phần mềm nghiệp vụ
Khi xây dựng Kho Dữ liệu tập trung (DWH) và Hệ thống Báo cáo quản trị thông minh BI, dữ liệu sẽ được tổng hợp để đẩy lên hệ thống. Trong quá trình thực hiện công việc này, ban lãnh đạo và cấp quản lý đã nhận ra một số điểm thiếu sót của dữ liệu.
CMV (Collateral Management & Valuation) là một hệ thống quản lý tài sản thuộc Bộ phận Kiểm định tài sản của Công ty Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng MB. Nhờ triển khai dự án BI, ban lãnh đạo và cấp quản lý công ty đã phát hiện ra một số thiếu sót trong hệ thống phần mềm này bao gồm việc nhập mã. Cụ thể, nhiều thiết bị, tài sản chưa được đánh mã; những tài sản được đánh mã nhưng mã lại không theo cú pháp đồng nhất gây ra sai lệch số liệu và khó khăn khi quản lý, kiểm soát. Sau khi phát hiện ra lỗ hổng này, Lãnh đạo khối ngay lập tức yêu cầu bổ sung và chuẩn hóa cú pháp mã trên phần mềm giúp giải quyết tận gốc các vấn đề liên quan.
Tối ưu vận hành, tăng hiệu quả kinh doanh
Báo cáo quản trị thông minh BI cho phép người dùng xem các chỉ tiêu phân tích theo các chiều phân tích khác nhau, đào sâu (drill down) đến từng chi tiết để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Không chỉ dừng lại ở đó, dữ liệu luôn được cập nhật tức thời theo từng giờ từng phút. Nhờ tính năng này, các chỉ số KPI (PT, SLA, v.v…) của Khối Thẩm định tài sản đã cải thiện đáng kể.
PT (processing time) là thời gian xử lý một bộ hồ sơ. Giả sử: để xử lý 1 bộ hồ sơ các chuyên viên có thể mất 2 ngày hoặc 1.5 ngày. Vì quá nhiều dữ liệu khác nhau nên khi sử dụng công cụ Excel, số liệu có thể bị suy hao. Khi dữ liệu đã bị biến đổi; ban lãnh đạo khó có thể dựa vào đó mà ra các quyết định chính xác.
Sau khi triển khai Hệ thống báo cáo quản trị thông minh BI, ban lãnh đạo trực tiếp xem báo cáo tiến độ hoàn thành hồ sơ tổng thể của toàn Khối. Nếu số liệu của ngày hôm đó vượt quá cao so với quy định; cấp quản lý có thể drill down (đào sâu) xem chi tiết hơn tiến độ hoàn thành của từng khu vực, từng nhân viên. Từ đó tìm ra nhân viên nào đang tốn quá nhiều thời gian để xử lý hồ sơ để có biện pháp khắc phục. Với việc cập nhật tức thời và có những hành động kịp thời để đảm bảo tiến độ, PT của Khối thẩm định tài sản đã đạt yêu cầu vượt xa mức kì vọng.
Báo cáo quản trị thông minh BI đóng vai trò giúp Khối Thẩm định tài sản bám sát, hoàn thành chỉ tiêu kinh doanh.
Nhờ có báo cáo doanh thu, ban lãnh đạo có thể theo dõi tình hình kinh doanh theo tuần, tháng, quý, năm; từ đó đưa ra kế hoạch để hoàn thiện chỉ tiêu. Ví dụ: tháng 10 Khối Thẩm định tài sản có chỉ tiêu đạt doanh thu 5 tỉ và đã đưa ra kế hoạch thực hiện tổng thể. Hết tuần 1 của tháng 10, dữ liệu của Báo cáo quản trị thông minh BI cho thấy cả khối đang chỉ đạt 900 triệu đồng. Ban lãnh đạo lập tức có thể xem tiếp thông tin (drill down) để tìm ra đội nhóm/nhân viên nào đang làm việc chưa hiệu quả. Sau đó có hành động thúc đẩy hiệu suất của đối tượng đó nhằm cải thiện tình hình kinh doanh.
Công tác quản lý gắn liền với Hệ thống báo cáo quản trị thông minh
Sau khi chính thức đi vào hoạt động, cấp lãnh đạo và quản lý Khối Thẩm định tài sản đã sử dụng hệ thống như một trợ thủ đắc lực trong việc quản lý nhân sự và vận hành nội bộ. Tại phòng làm việc cấp quản lý được đặt những chiếc ti vi hoặc màn hình lớn; trên đó là trang Dashboard báo cáo thông minh BI với dữ liệu tự động cập nhật liên tục. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể nắm bắt toàn bộ năng suất làm việc của nhân sự cũng như tình hình vận hành của toàn bộ Khối Thẩm định.
Hệ thống Báo cáo quản trị thông minh BI đã giúp công việc quản lý diễn ra mượt mà suôn sẻ, mang lại hiệu quả cao nhưng không tăng thêm khối lượng công việc cho ban lãnh đạo.
Kết luận
Như vậy, sau một tháng golive, Hệ thống Báo cáo quản trị thông minh BI đã cung cấp cho cấp quản lý và ban lãnh đạo Khối thẩm định tài sản một bức tranh tổng thể; từ cái nhìn tổng thể đó lại đào sâu hơn từng phần, từng chi tiết của bức tranh. Hệ thống Báo cáo quản trị thông minh BI phản ánh chân thực, chính xác dòng chảy vận hành nội bộ trong Khối Thẩm định tài sản; giúp Ban lãnh đạo và Cấp quản lý hành động kịp thời để tăng năng suất công việc, hiệu quả kinh doanh.
Hệ thống golive thành công như một dấu ấn ghi nhận sự nỗ lực không ngừng nghỉ và chuyên môn ngày càng nâng cao của đội ngũ triển khai iERP. Những ngày tháng triển khai dự án cũng là thời gian Hà Nội đang phải đối mặt với đợt dịch Covid nghiêm trọng. Bất chấp tình hình dịch bệnh, nhân sự iERP vẫn thích ứng mọi hoàn cảnh, tập trung triển khai để dự án sớm golive. Nhờ có sự hợp tác ăn ý giữa đội ngũ nhân sự MBAMC, iERP đã bàn giao và golive hệ thống thành công.
Đây cũng là dấu mốc cho sự hợp tác phát triển giữa Công ty TNHH Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội (MBAMC) và Công ty CPDV iERP. Mong rằng 2 đơn vị sẽ tiếp tục có những dự án hợp tác tiếp theo trên lộ trình Chuyển đổi số của Công ty TNHH Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội (MBAMC).
| Với mong muốn chuyên nghiệp hóa và lành mạnh hóa hoạt động tài chính, tín dụng, công ty Quản lý nợ và Khai thác tài sản (MBAMC) được thành lập tháng 11/2002 bởi Ngân hàng TMCP Quân Đội (MB Bank). Đây là một trong những công ty Quản lý nợ và Khai thác tài sản đầu tiên tại Việt Nam, phát triển trọng tâm trong 3 lĩnh vực: Thu hồi nợ; Tư vấn thẩm định tài sản; Quản lý và Khai thác tài sản.
Trải qua gần 20 năm hình xây dựng và trưởng thành, mạng lưới chi nhánh của MBAMC đã được phủ sóng trên toàn quốc; hoạt động hiệu quả tại nhiều thành phố trọng điểm như Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ. |
Xem thêm:
>> iERP hoàn tất nghiệm thu GĐ 1 Dự án Xây dựng hệ thống Báo cáo Quản trị thông minh cho MBAMC
