Hiện nay, chúng ta thường gặp khái niệm “ hệ thống ERP”, vậy hệ thống ERP là gì và có vai trò như thế nào đối tới tổ chức, doanh nghiệp.

Hệ thống ERP thường được gọi đơn giản là hệ thống ứng dụng quản trị doanh nghiệp. ERP viết tắt của Enterprise Resource Planning – hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, trong đó nguồn lực bao gồm tất cả nhân tố như con người, máy móc, nhà xưởng, tiền bạc. Khi áp dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp thường chú trọng vào khai thác kết nối thông tin và hoạt động của các bộ phận, phòng ban trong đơn vị mình.

Chỉ với một cơ sở dữ liệu duy nhất, hệ thống ERP giúp doanh nghiệp đồng bộ toàn bộ dữ liệu từ các phòng ban hoặc từ nhiều phần mềm với nhau. Từ đó các phòng ban đều có thể truy cập và chia sẻ dữ liệu cho nhau. Bằng việc quản trị toàn bộ thông tin từ đầu vào cho tới đầu ra dựa vào toàn bộ dữ liệu từ các bộ phận, ERP có khả năng đưa ra chỉ báo về thị trường một cách tương đối chính xác.

Xem thêm: 6 lợi ích hệ thống, phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp

Với vai trò qua trọng của mình, ngày càng có nhiều doanh nghiệp áp dụng hệ thống ERP. Tùy thuộc vào hiện trạng và mong muốn của mình, doanh nghiệp có rất nhiều lựa chọn hệ thống ERP. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng được tư vấn và lựa chọn hệ thống ERP phù hợp.

Một số lỗi thường gặp khi doanh nghiệp ứng dụng hệ thống ERP

Nếu tìm kiếm từ khóa “hệ thống ERP” trên Google, chúng ta nhận được hơn 600.000 kết quả. Điều này cho thấy hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng và được áp dụng rộng rãi cho nhiều lĩnh vực khác nhau, tuy nhiên để lựa chọn hệ thống phù hợp với mỗi doanh nghiệp không phải điều đơn giản.

Tại Việt Nam, các doanh nghiệp áp dụng hệ thống ERP ngày càng nhiều

Tùy vào hiện trạng và định hướng phát triển, khách hàng cần xác định rõ mục tiêu áp dụng hệ thống ERP. Thực tế, có hai trường hợp dẫn tới triển khai hệ thống ERP không hiệu quả như sau:

Trường hợp thứ nhất: Khách hàng yêu cầu hệ thống đáp ứng trong một phạm vi nhất định và tích hợp với các phần mềm sẵn có khác của doanh nghiệp – các phần mềm này đang hoạt động ổn định. Ví dụ: Bạn gặp khó khăn trong việc quản lý hàng tồn kho, hoặc trong việc quản lý hiệu quả sản xuất. Khi tìm đến hệ thống ERP với mong muốn đáp ứng 1 nghiệp vụ của doanh nghiệp (quản lý hàng tồn kho hoặc quản lý hiệu quả sản xuất), còn những phần khác (như phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng) đang hoạt động ổn định hoặc vừa triển khai thì không muốn thay thế. Việc triển khai không đồng bộ sẽ dẫn đến một hệ thống tổng thể lủng củng, sẽ làm chi phí triển khai tích hợp tăng lên rất lớn.

Trường hợp thứ hai: Khách hàng kỳ vọng hệ thống ERP như một cây đũa thần để áp dụng cho tất cả các hoạt động từ phân phối, bán lẻ, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự, bảo trì, quản lý mua sắm, kho, kế toán, tài chính… , Việc triển khai mở rộng thêm quá nhiều trong khi nguồn lực không đáp ứng cũng dẫn tới khả năng thất bại rất cao.

Lựa chọn hệ thống ERP như thế nào?

Để lựa chọn được hệ thống ERP phù hợp, khách hàng nên thực hiện một số các bước như sau:

  • Xác định mục tiêu áp dụng hệ thống ERP trong ngắn hạn và dài hạn theo mục tiêu phát triển của đơn vị mình, kiên định với mục tiêu không để các yếu tố bên ngoài tác động. Lưu ý mục tiêu chính đối với hệ thống ERP là tối ưu hiệu quả hoạt động nội bộ công ty hơn là việc tăng doanh số (việc này thực hiện bằng DMS – hệ thống phân phối, CRM – quản trị khách hàng, POS – bán lẻ…)
  • Có lộ trình áp dụng phù hợp với nguồn lực (cả tiền bạc, con người, quy trình công nghệ …)
  • Mời các đơn vị có uy tín khảo sát đánh giá một cách đúng bản chất để đưa ra giải pháp phù hợp chứ không phải việc khảo sát sơ bộ rồi cố gắng chào bán giải pháp.
  • Ở một quy mô nhất định nên có tư vấn giám sát hoặc ít nhất mời được nhân sự có kinh nghiệm hỗ trợ trong quá trình tư vấn & triển khai.

Đối với các hệ thống ERP triển khai tại Việt Nam, để Ban Lãnh đạo giảm bớt thời gian giám sát, tập trung vào các mục tiêu chiến lược của công ty, các bộ phận cần đảm bảo kết nối thông tin liên tục và được thực hiện theo đúng quy trình. Tuy nhiên người trực tiếp khai thác hệ thống ERP chính lại là các nhân sự nghiệp vụ, đôi khi việc bị gò ép theo quy trình cũng như việc cập nhật thông tin lên hệ thống dễ dẫn đến phản ứng của một số nhân sự. Việc này đòi hỏi Ban lãnh đạo nhìn nhận và hài hòa lợi ích giữa các bộ phận trong doanh nghiệp đảm bảo thời gian tham gia trong quá trình triển khai cũng như khi vận hành được đầy đủ và hiệu quả.

Chủ tịch hội đồng quản trị Công ty cổ phần dịch vụ iERP, ông Nguyễn Văn Thành cho biết “Khi lựa chọn hệ thống ERP, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu rõ ràng, cân đối giữa nhu cầu về hệ thống ERP và nguồn lực đáp ứng, quan trọng lựa chọn đối tác uy tín để tư vấn các giải pháp phù hợp”.

Để lựa chọn hệ thống ERP phù hơp không phải đơn giản, nhưng hiệu quả mà hệ thống ERP mang lại vô cùng to lớn cho doanh nghiệp. Quan trọng là cách thức doanh nghiệp triển khai và đánh giá vấn đề một cách khách quan. Với những gợi ý trên, hy vọng các doanh nghiệp sẽ dễ dàng lựa chọn hệ thống ERP phù hợp để ngày càng phát triển.

Xem thêm: Dịch vụ triển khai, đào tạo ERP

Bình luận