Công ty Cổ phần Việt Vương là 1 một trong những công ty nổi tiếng về sản xuất kết cấu thép và mạ kẽm tại Phú Thọ. Việt Vương đã và đang cung cấp sản phẩm cho các ngành như giao thông vận tải; thép lắp ghép; kết cấu thép năng lượng,… iERP đã đồng hành cùng Việt Vương thực hiện 3 dự án Chuyển đổi số: Ứng dụng Sharepoint; hệ thống ERP; và BI. Từ đó mang lại lợi ích đáng kể về mặt nhân sự, chi phí, hiệu suất vận hành cho Việt Vương.
Năm dấu mốc trong lộ trình Chuyển đổi số của Việt Vương
Giai đoạn 1 – Xây dựng tầm nhìn và sứ mệnh gắn với Chuyển đổi số
Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Việt Vương đã dành hơn 2 năm để định hướng chiến lược, tầm nhìn cho doanh nghiệp trong đó có Chuyển đổi số. Theo ông Đào Lê Hải, Phó Tổng giám đốc Công ty CPDV iERP; Chuyên gia Tư vấn Cấp cao về Quản trị và Chuyển đổi; để thực hiện chuyển đổi số, lộ trình chuyển đổi với được gắn liền với tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; đồng thời đi cùng với kế hoạch phát triển trung – dài hạn của công ty.
BLĐ Việt Vương đã thống nhất lại sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi; từ đó lên kế hoạch phát triển đi kèm với kế hoạch chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Chiến lược chuyển đổi số giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu và nguồn lực đáp ứng của mình và tìm được giải pháp phù hợp.
Khi định hướng chiến lược, tư vấn từ Chuyên gia cũng là 1 trong những nhân tố quan trọng để hoạch định kế hoạch thực hiện Chuyển đổi số. Đội ngũ iERP với những chuyên gia hơn 20 năm kinh nghiệm trong nghề đã đưa ra giải pháp phù hợp với nhu cầu, hiện trạng công ty thời bấy giờ.
Khởi đầu lộ trình thực hiện Chuyển đổi số với Giải pháp Sharepoint
Trong giai đoạn 2008 – 2010, Việt Vương phát triển đi lên với doanh thu và số lượng cán bộ công nhân viên tăng hàng năm. Bài toán được đặt ra là lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp; tránh thất thoát dữ liệu nội bộ; cũng như quản lý công việc từ xa.
Bài toán được giải đáp khi BLĐ Việt Vương lựa chọn ứng dụng nền tảng Microsoft Sharepoint do ông Đào Lê Hải; Phó Tổng giám đốc CTCP DV iERP tư vấn từ năm 2010. Sharepoint là ứng dụng quản lý tài liệu, công việc trên nền tảng web. Ứng dụng này sử dụng để lưu trữ tài liệu và giao tiếp thông tin giữa các doanh nghiệp.
Theo bà Nguyễn Minh Hạnh, Phó Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Việt Vương, ứng dụng Microsoft Sharepoint đã giúp Việt Vương gỡ được nút thắt trong quản trị doanh nghiệp; đặc biệt là khâu chia sẻ thông tin, tài liệu online; tạo môi trường cộng tác phòng ban, dự án hiệu quả. (Hiện nay Sharepoint được Microsoft tích hợp mạnh mẽ với bộ ứng dụng Microsoft 365; tạo nên một hệ sinh thái toàn diện cho Doanh nghiệp).
Giai đoạn 3 – Ứng dụng hệ thống ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)
Quy mô công ty được mở rộng và phát triển đồng nghĩa với việc nhu cầu liên thông dữ liệu có tính kế thừa giữa các cá nhân, bộ phận, phòng ban trở nên cấp thiết. Trong khi các ứng dụng Văn phòng điện tử như Sharepoint khó có khả năng đáp ứng được. Ngoài ra, việc số liệu quản trị phản ánh chi tiết, kịp thời, chính xác cũng trở thành yêu cầu trọng tâm cho Ban lãnh đạo trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.
Hệ thống Oracle ERP được triển khai bởi iERP là một giải pháp phù hợp cho Việt Vương trong thời gian đó. ERP giúp liên thông toàn bộ dữ liệu các luồng nghiệp vụ cốt lõi của doanh nghiệp. Toàn bộ các phòng ban đơn vị chỉ sử dụng 1 CSDL duy nhất và có thể truy cập; nhập số liệu; và phối hợp công việc theo các quy trình tiêu chuẩn quốc tế đã được tối ưu cho ngành.
Đội ngũ chuyên gia iERP đã cung cấp và hỗ trợ Việt Vương triển khai Oracle ERP trong các phân hệ Tài chính – Kế toán, Mua sắm, Kho, … ERP giúp Việt Vương quản lý tập trung hơn; các khâu Tài chính – Kế toán, mua sắm và kho vận hành minh bạch thông suốt hơn.
>>> Xem thêm Dịch vụ tư vấn, giám sát, triển khai ERP
Giai đoạn 4 – Triển khai hệ thống thông tin quản trị thông minh BI
Khi dữ liệu được chuẩn hóa và đồng bộ, BLD Việt Vương hướng tới tối ưu hóa quá trình; chuẩn hóa hệ thống báo cáo. Quy mô hơn 1000 cán bộ công nhân viên vào thời điểm 2017, BLD liên tục nhận được hàng trăm báo cáo. Dẫn đến tốn nhiều thời gian để tìm ra báo cáo thật sự cần thiết giữa hàng trăm báo cáo có nội dung trùng lặp. Việc tìm lại báo cáo khi cần cũng là một vấn đề nan giải. Ngoài ra báo cáo liên tục được trình bày phức tạp, ngôn ngữ khó hiểu. Vì vậy bài toán cho giai đoạn chuyển đổi số tiếp theo là nhu cầu đọc báo cáo nhanh, trực quan và cụ thể. Những báo cáo đó phải thật sự cần thiết và thực tế.
Việt Vương đã tin tưởng lựa chọn iERP để đầu tư Hệ thống thông tin quản trị thông minh BI. Ứng dụng BI giúp ban lãnh đạo đọc báo cáo nhanh hơn; báo cáo chọn lọc với thông tin chính xác. Từ đó có thể nhìn ra vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải.
Ứng dụng BI từ iERP với sức mạnh từ công nghệ số, báo cáo được trực quan hóa với ngôn ngữ dễ hiểu hơn dành cho nhà quản lý. Ngoài ra màu sắc, hình dạng biểu đồ cũng được sử dụng thông minh linh hoạt. Từ đó, lãnh đạo có thể nhìn ra vấn đề chỉ trong 1 thời gian ngắn xem báo cáo thay vì hàng giờ đồng hồ.
>>> Xem thêm: Lợi ích của việc triển khai hệ thống quản trị thông minh BI
Giai đoạn 5 – Duy trì và tiếp tục mở rộng chuyển đổi số
Đến năm 2020, Công ty Cổ phần Việt Vương cơ bản đã thực hiện xong các dự án chuyển đổi số. Tuy nhiên, với sự phát triển công nghệ như hiện nay, Việt Vương vẫn sẽ duy trì và tiếp tục mở rộng Chuyển đổi số để bắt kịp công nghệ.
Tùy thuộc vào tầm nhìn của BLD; nhu cầu của công ty; Việt Vương có thể sẽ tiếp tục sử dụng thêm các phân hệ khác của Oracle ERP ngoài Tài chính-Kế toán; hoặc phát triển thêm hệ thống Văn phòng điện tử ECM giúp tăng hiệu suất công việc, tiết giảm được thời gian lưu trữ.
Những giá trị Chuyển đổi số hiệu quả mang lại cho Việt Vương
Tối đa hóa nguồn nhân lực, nâng cao hiệu suất lao động
Theo bà Hạnh, 2013-2014 là giai đoạn chuẩn bị cho dự án Chuyển đổi số lớn của Việt Vương. Quá trình xây dựng hệ thống ERP là thời gian toàn bộ nhân viên Việt Vương phải tập trung sức và trí để hoàn thành dự án. Vì vậy, nguồn nhân lực của Việt Vương đã tăng lên để đảm bảo xây dựng hệ thống ERP thành công.
Tuy nhiên sau khi ứng dụng hệ thống ERP từ iERP thành công vào năm 2015, số lượng nhân sự gián tiếp (NSGT) của Việt Vương giảm xuống chỉ bằng năm 2010. Cụ thể, khi chuẩn bị xây dựng ERP (2014) NSGT của Việt Vương tăng lên 96 người. Năm 2015, Việt Vương ứng dụng ERP thành công, số lượng NSGT giảm còn 62 người. Sau 4 giai đoạn chuyển đổi số, Việt Vương duy trì số lượng NSGT 52 người, tương đương năm 2010. Trong khi đó sản lượng đạt đến 40,000 tấn mạ kẽm và 17,000 tấn gia công cơ khí/năm; gấp hơn 5 lần so với năm 2010!
Sau chuyển đổi số, Việt Vương rõ ràng đã tận dụng và tối ưu hóa được nguồn lực. Chuyển đổi số là 1 dự án lớn nhưng lâu dài. Giai đoạn đầu nguồn lực doanh nghiệp có thể tăng do lượng dữ liệu nhập vào lớn, độ chi tiết cao; đồng thời sử dụng song song hệ thống CNTT mới và cũ. Nhưng sau khi ứng dụng công nghệ trở thành thói quen; năng suất lao động của doanh nghiệp sẽ được cải thiện đáng kể.
Cơ cấu tổ chức tinh giản, gọn nhẹ
Trước khi Chuyển đổi số, cơ cấu nhân sự của Việt Vương gồm nhiều lớp cồng kềnh: Tổng Giám đốc; các phó TGĐ phụ trách; Giám đốc nhà máy; Phó giám đốc; trưởng phòng; phó phòng; trưởng bộ phận; nhân viên. Hiện nay Việt Vương đã tinh giản đáng kể chỉ còn lại 3 cấp: Ban Giám đốc, Trưởng phòng, Nhân viên; giúp bộ máy hoạt động linh hoạt hơn và chi phí vận hành được tối ưu.
Bà Hạnh cho biết: khi chưa CĐS, công ty cần các tầng trung gian để quản lý công việc. Tuy nhiên, việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT đã giúp thông tin được rõ ràng, minh bạch; khâu sau trở thành chốt kiểm soát cho khâu trước một cách tự nhiên; hệ thống báo cáo cũng được tự động hóa, online, có thể xem mọi lúc, mọi nơi.
Lời kết
Sau chặng đường 10 năm cả BLD và CBNV đồng lòng quyết tâm thực hiện chuyển đổi số; Việt Vương giờ đây đã là một trong những doanh nghiệp sản xuất đứng đầu tại Phú Thọ về cơ khí và mạ kẽm nhúng nóng.
Công ty Cổ phần Dịch vụ iERP rất hân hạnh được đồng hành cùng Việt Vương trong suốt quá trình Chuyển đổi số. Đồng thời cảm ơn Công ty Cổ phần Việt Vương đã tin tưởng sử dụng dịch vụ của iERP: Sharepoint; ERP và BI. Trong thời gian tới, hai bên sẽ tiếp tục đẩy mạnh hợp tác; giúp Việt Vương ứng dụng nhiều và hiệu quả hơn các công nghệ tiên tiến trên thế giới.
>> Xem thêm: iERP xây dựng hệ thống quản lý điều hành điện tử cho Đài Truyền hình Việt Nam
Chia sẻ của bà Nguyễn Minh Hạnh về 3 dịch vụ iERP hỗ trợ Việt Vương trên con đường Chuyển đổi số
