Go live hệ thống Báo cáo quản trị online BI cho Công ty Cổ phần Xi măng Hạ Long

Sau một thời gian thực hiện tư vấn và triển khai, hệ thống Báo cáo quản trị online BI cho Công ty Cổ phần Xi măng Hạ Long đã được ứng dụng và đi vào hoạt động phục vụ cho công tác báo cáo tự động tại doanh nghiệp.

Bài toán trong việc làm báo cáo tại Công ty Cổ phần Xi măng Hạ Long trước đây

Thông tin thiếu xuyên suốt, kịp thời

Thông tin không xuyên suốt, kịp thời có lẽ là một vấn đề phổ biến với doanh nghiệp không chỉ ở Công ty CP Xi măng Hạ Long. Là một đơn vị sản xuất và kinh doanh trên một phạm vi rộng, cả thị trường trong nước và Quốc tế, hàng ngày các phòng ban tại XMHL cần xử lý một lượng lớn dữ liệu được nhập vào các file Word, Excel và hệ thống ERP, Websales. Tuy nhiên, quá trình tạo lập, xử lý và khai thác dữ liệu phục vụ quản trị gặp nhiều vấn đề: thông tin không đồng nhất, thiếu tính chính xác và độ trễ cao ở một số khâu, … có thể khiến lãnh đạo các cấp không thể bao quát được toàn bộ việc vận hành, kinh doanh của bộ phận, phòng ban và công ty để ra quyết định chính xác, kịp thời.

Không những chỉ riêng Ban lãnh đạo cấp cao gặp khó khăn, các quản lý cấp trung, trực tiếp chịu trách nhiệm vận hành các hoạt động Kinh doanh, Sản xuất, Tài chính, … cũng gặp rất nhiều khó khăn do số liệu thiếu tính chuẩn hoá, “suy hao” do qua nhiều bước tổng hợp, độ trễ cao, … Chính điều này làm ảnh hưởng đáng kể đến khả năng ra quyết định chính xác, kịp thời tại chỗ giúp tối ưu cho hệ thống vận hành chung. Hơn thế nữa, các bộ phận này lại có mối liên kết chặt chẽ khi doanh nghiệp vận hành và kinh doanh. Giả sử, bộ phận Sản xuất không nắm được tình hình tiêu thụ sẽ dẫn tới tình trạng sản xuất tràn lan hoặc sản xuất thiếu hàng hóa từ đó khiến bộ phận Kinh doanh gặp khó khăn trong cân đối kế hoạch bán hàng, ảnh hưởng tới lợi nhuận toàn công ty.

Mất quá nhiều thời gian và nguồn lực để thực hiện báo cáo

Hàng ngày mỗi bộ phận như: sản xuất, tiêu thụ, mua hàng đều tiếp nhận một lượng thông tin khổng lồ. Tới cuối tuần và cuối tháng, lượng thông tin đó sẽ được xử lý phục vụ công tác báo cáo. Để xử lý được lượng thông tin đó và tạo ra một báo cáo hoàn chỉnh, mỗi bộ phận sẽ cần phải cử ra nhân sự để thực hiện trong nhiều ngày. Thêm vào đó, việc dữ liệu bị lưu trữ quá lâu, và lỗi thời khiến cho nhân sự làm báo cáo loay hoay và mất thêm thời gian để xử lý. Như vậy, khi thực hiện báo cáo theo cách truyền thống, vừa tốn nguồn lực và thời gian vừa làm giảm độ chính xác của báo cáo.

Giải pháp Báo cáo quản trị thông minh Business Intelligence (BI)

Khi nắm được bài toán từ doanh nghiệp, Công ty Cổ phần Dịch vụ iERP đã đề xuất giải pháp xây dựng Báo cáo quản trị thông minh BI để giải quyết các khó khăn cho dòng chảy thông tin quản trị của Công ty CP Xi măng Hạ Long. Công cụ thực hiện báo cáo thông minh là Tableau – giải pháp BI hàng đầu thế giới được Gartner xếp hạng trong nhiều năm.

Hệ thống báo cáo quản trị thông minh BI giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quá trình chuẩn bị, phân tích và trình bày dữ liệu. Đội ngũ chuyên gia triển khai từ iERP đã khảo sát và thống nhất yêu cầu từ Doanh nghiệp, phân tích dữ liệu nguồn từ đó xây dựng Kho dữ liệu tập trung (Data Warehouse) và hệ thống Dashboard BI trực quan.

Sau một thời gian triển khai, iERP đã xây dựng hơn 20 báo cáo thông minh cho Xi măng Hạ Long; phục vụ cho công tác vận hành thông suốt giữa Ban Giám đốc và các phòng ban trong công ty. Dự án giúp việc khai thác và sử dụng dữ liệu của XMHL thuận lợi và nhanh chóng; do dữ liệu thật từ hệ thống ERP, Websales, hệ thống ghi nhận thông tin thống kê sản xuất được đẩy trực tiếp lên BI mà không cần thông bất cứ phần mềm hay nhân lực trung gian nào. Hiện tại hệ thống BI đã dần thay thế hoàn toàn các báo cáo thủ công bằng Excel, Word tại các buổi họp giao ban tuần, tháng, quý, năm. Ngoài ra hệ thống hoạt động điều độ sản xuất kinh doanh hàng ngày, giúp nâng cao đáng kể hiệu quả ra quyết định từ các cấp quản lý.

Lợi ích thực tế hệ thống BI mang lại cho Công ty CP Xi măng Hạ Long

Thông tin thông suốt, toàn diện, cập nhật liên tục

Sau khi triển khai báo cáo thông minh BI, thông tin sản xuất, vận hành, kinh doanh được cập nhật chi tiết theo từng ngày từng giờ, thậm chí là từng phút. Lãnh đạo các cấp có thể xem được từ số liệu chi tiết nhất cho đến dữ liệu tổng hợp theo phân quyền của mình.

Ví dụ, tình hình sản xuất: thông tin về sản lượng, tiêu hao nguyên vật liệu, năng lượng, chi phí biến đổi… của từng ca sản xuất xi măng sẽ đi thẳng từ các xưởng sản xuất tới Trưởng phòng Kỹ thuật (Phụ trách Sản xuất); phục vụ việc theo dõi và nắm bắt được tình hình sản xuất liên tục, đánh giá yếu tố bất thường. Từ đó ra quyết định căn chỉnh ngay tại buổi giao ban hàng sáng. Các thông tin quản trị trực quan này cũng có thể được theo dõi trên bất cứ thiết bị nào: điện thoại, máy tính, laptop, máy tính bảng,…

Ngoài ra, bất kỳ ai liên quan tới số liệu, cần sử dụng dữ liệu mà được phân quyền cũng có thể xem dữ liệu. Việc này giúp công việc của các phòng ban được liên kết chặt chẽ; chấm dứt tình trạng dữ liệu cục bộ.

Ra quyết định nhanh – chính xác – kịp thời

Khi dữ liệu được hiển thị thông suốt, cập nhật liên tục, các nhà quản lý sẽ có cái nhìn toàn diện đối với tình hình sản xuất kinh doanh; từ đó ra quyết định kịp thời chính xác. Hơn nữa, báo cáo thông minh cũng có khả năng đưa ra các dự báo có căn cứ, dựa trên số liệu thực của doanh nghiệp trong khoảng thời gian trước.

Trong quá trình theo dõi tình hình sản xuất, kinh doanh qua báo cáo lãnh đạo có thể nhận ra ngay vấn đề và ra quyết định điều chỉnh, giải quyết kịp thời. Ví dụ: tình hình sản xuất đang mất cân đối so với thị trường, giá nguyên vật liệu đầu vào đang tăng cao, tình hình sản lượng của tuần không ổn định,…

Rút ngắn thời gian làm báo cáo, tăng hiệu quả cuộc họp

Công tác lập báo cáo nay đã hoàn toàn được thay đổi: từ việc phải cóp nhặt dữ liệu lên các bảng tính Excel nặng nề, dễ sai sót và mất thời gian chờ xử lý; đến nay với hàng loạt các dashboard được dựng sẵn; hoạt động lập báo cáo này đã được tự động hoá; nhân sự trước đây phải giành rất nhiều thời gian cho báo cáo thì nay có thời gian để kiểm tra, đối chiếu số liệu và giám sát giúp dữ liệu được chính xác từ đầu nguồn.

Với Tableau, người dùng còn có thể chủ động xây dựng báo cáo theo nhu cầu phân tích riêng. Những báo cáo khô khan chỉ có hàng ngàn con số, phần trăm sẽ được chuyển thành báo cáo thân thiện với người xem bằng những hình ảnh biểu đồ minh họa sinh động có màu sắc bắt mắt. Từ đó rút ngắn thời gian tính toán, xây dựng báo cáo.

Với báo cáo thông minh, dữ liệu được trực quan hóa bằng hình ảnh, biểu đồ và sắp xếp logic. Vì vậy, người xem sẽ bị thu hút và dễ dàng hiểu báo cáo, khai thác thông điệp từ dữ liệu. Hơn nữa, khi lãnh đạo dễ dàng xem và hiểu báo cáo, nắm bắt thông tin, từ đó ra quyết định; các cuộc họp diễn ra nhanh và hiệu quả hơn.

Kết luận

Việc làm báo cáo tưởng chừng đơn giản, chỉ là công việc nhỏ trong vòng xoáy vận hành của doanh nghiệp; nhưng thực chất nó lại mang đến nhiều giá trị tiềm ẩn, nhất là về mặt quản trị và điều hành doanh nghiệp. Bởi các khía cạnh của doanh nghiệp: tăng trưởng, quản trị, nhân lực,… sẽ được thể hiện thông qua dữ liệu và báo cáo. Chính vì vậy, báo cáo càng hiệu quả; doanh nghiệp càng thu được nhiều cơ hội phát triển.

Với việc thay thế báo cáo truyền thống thủ công qua Excel, bảng tính bằng báo cáo thông minh BI; Công ty Cổ phần Xi măng Hạ Long đã đạt được những lợi ích và giá trị nhất định trong công tác quản trị doanh nghiệp. Hi vọng rằng hệ thống Báo cáo quản trị thông minh BI sẽ mang tới nhiều giá trị hơn nữa, góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp.