Để xây dựng kế hoạch cung ứng hiệu quả, doanh nghiệp cần làm gì?

Bài viết tập trung giới thiệu khái quát về xây dựng kế hoạch cung ứng hiệu quả trong một công ty sản xuất hoặc thương mại (nếu đơn thuần thương mại thì bỏ qua phần kế hoạch sản xuất, từ kế hoạch phân phối phân tích đến kế hoạch mua hàng).

Theo mô hình kế hoạch chuỗi cung ứng cơ bản đối với các đơn vị sản xuất, có 04 kế hoạch được kết hợp chặt chẽ với nhau bao gồm:

• Kế hoạch phân phối
• Kế hoạch sản xuất
• Kế hoạch vật tư
• Kê hoạch sửa chữa bảo trì

Khi kết hợp chặt chẽ được các kế hoạch này, doanh nghiệp sẽ đạt được các mục tiêu sau:

• Tối ưu hóa tồn kho (tồn kho tối thiểu)
• Chủ động trong các khâu vật tư, sản xuất, phân phối
• Tối ưu hóa chi phí giúp giảm giá thành
• Thay đổi sản phẩm một cách nhanh chóng nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường

Để thực hiện xây dựng kế hoạch cung ứng hiệu quả cho mỗi doanh nghiệp, bộ phận kế hoạch thường sẽ dựa trên các kịch bản thị trường từ đó điều chỉnh tham số cho các mỗi loại kế hoạch.

1. Xây dựng kế hoạch cung ứng hiệu quả: Kế hoạch phân phối

Thông tin đầu vào: Kế hoạch này có 02 luồng thông tin đầu vào cơ bản là:

• Sản lượng dự báo
• Đơn đặt hàng của khách hàng

Sản lượng dự báo có thể thay đổi dựa trên các chính sách bán hàng, số liệu phân tích thị trường. Sản lượng đặt hàng thường ổn định và đã được xác định bằng các hợp đồng với khách hàng /nhà phân phối

Thông tin đầu ra:

Kết hợp số liệu tồn kho thành phẩm với hai dữ liệu trên, kế hoạch phân phối cho sẽ đưa ra được nhu cầu sản xuất / đặt hàng nhà cung cấp (trường hợp công ty thương mại).

Kế hoạch này thông thường sẽ phân làm 3 mức chi tiết khác nhau:

• Mức Ngày: Mức này thường là mức chi tiết và đã xác nhận cụ thể từng ngày, ví dụ xác nhận số lượng chính xác cần sản xuất trong 3 ngày và hiếm khi thay đổi.
• Mức Tuần: Mức kế hoạch phân phối chi tiết từng tuần, có thể điều chỉnh sản lượng giữa các tuần
• Mức Tháng: Mức kế hoạch phân phối tổng cho mỗi tháng, có thể điểu chỉnh sản lượng giữa các tháng.

Trong trường hợp xây dựng kế hoạch phân phối cho nhiều nhà máy, nhiều trung tâm phân phối thì kế hoạch phân phối cũng bao gồm việc luân chuyển hàng hóa giữa các nhà máy và các trung tâm phân phối (kho tổng).

2. Xây dựng kế hoạch cung ứng hiệu quả: Kế hoạch sản xuất

Thông tin đầu vào: Đầu vào của kế hoạch sản xuất gồm 4 nhóm thông tin cơ bản như sau:

• Kế hoạch phân phối (yêu cầu sản xuất)
• Định mức nguyên vật liệu
• Năng lực sản xuất (thông tin về năng suất dây chuyền máy móc từng công đoạn)
• Tồn kho nguyên vật liệu

Thông tin đầu ra: Kế hoạch sản xuất cũng có nhiều mức khác nhau gồm:

• Mức kế hoạch sản xuất tổng thể cho nhiều nhà máy
• Mức kế hoạch sản xuất cho một nhà máy cụ thể và chi tiết các dây chuyền

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trên, giám đốc nhà máy, quản đốc phân xưởng sẽ lập lịch hoạt động cụ thể cho từng ca, kíp, tổ đội sản xuất và lệnh sản xuất cụ thể.

3. Xây dựng kế hoạch cung ứng hiệu quả: Kế hoạch nguyên vật liệu

Thông tin đầu vào: Các thông tin sử dụng để xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu bao gồm:

• Kế hoạch sản xuất
• Bảng định mức nguyên vật liệu
• Thông tin tồn kho
• Thông tin ràng buộc (năng lực, thời gian giao hàng) nhà cung cấp

Thông tin đầu ra: Kế hoạch vật tư theo từng mã vật tư, từng kho

Trong trường hợp công ty có các hợp đồng nguyên tắc hoặc các cam kết với nhà cung cấp, kế hoạch vật tư này có thể được chia sẻ với nhà cung cấp để chủ động trong khâu chuẩn bị nguyên vật liệu.

4. Xây dựng kế hoạch cung ứng hiệu quả: Kế hoạch bảo trì

Thông thường kế hoạch bảo trì dây chuyền máy móc chỉ liên quan trực tiếp đến kế hoạch vật tư phụ tùng và kế hoạch sản xuất.

Việc bảo trì máy móc thiết bị thường sẽ theo các yêu cầu kỹ thuật của từng loại máy móc thiết bị và không thể thay đổi, nếu sửa chữa thường xuyên không phải dừng thiết bị thì chỉ ảnh hưởng đến kế hoạch vật tư. Đối với các ngành công nghiệp sản xuất liên tục (thực phẩm, đồ uống, hóa chất, xi măng…), trong trường hợp phải sửa chữa lớn, phải dừng thiết bị thì giữa kế hoạch bảo trì và kế hoạch sản xuất phải được kết hợp chặt với nhau để đảm bảo sự đồng bộ. Nên chọn thời điểm sửa chữa vào thời gian tiêu thụ thấp điểm nhất và có kế hoạch dự trữ hàng hóa đủ để đáp ứng các đơn hàng.

Thông tin đầu vào: Thông tin đầu vào của kế hoạch bảo trì thường sẽ gồm các thông tin sau

• Thông tin về tồn kho vật tư phụ tùng thay thế
• Hồ sơ kỹ thuật máy móc thiết bị (đi kèm máy móc thiết bị gồm: định mức vật tư phụ tùng, lịch bảo dưỡng / thay thế)

Thông tin đầu ra: kế hoạch sửa chữa (sửa chữa lớn phải dừng thiết bị, ảnh hưởng kế hoạch sản xuất) thường gồm các thông tin sau:

• Kế hoạch sửa chữa: có lịch dừng thiết bị, lịch sửa chữa của kỹ thuật viên, vật tư phụ tùng, các bước thực hiện sửa chữa
• Ngân sách sửa chữa.

Trên đây là khái quát xây dựng kế hoạch cung ứng hiệu quả cho một doanh nghiệp, nó có thể áp dụng với các mô hình doanh nghiệp phân phối, sản xuất với quy một một hoặc nhiều nhà máy, một hoặc nhiều trung tâm phân phối. Chi tiết về phương pháp xây dựng và thực hiện từng loại kế hoạch sẽ có trong các bài tiếp theo.

Xem thêm tin tức khác: Hệ thống BI và những việc mà báo cáo thông thường không thể làm được

Chuyển đổi mô hình kinh doanh từ B2B sang B2B2C trên nền tảng ERP – lấy khách hàng làm trung tâm

Theo dõi kênh tin tức của chúng tôi để cập nhật những tin tức mới nhất: Youtube, Fanpage